要員計画とは【立て方やメリットについて詳しく解説します】

記事更新日:2023年03月17日 初回公開日:2023年03月13日

人事・労務お役立ち情報 グローバル用語解説 採用成功事例
社会の状況が著しく変化する中、企業は新しい事業を計画することがあるでしょう。事業を発展させるためには、目標の達成に向けて計画を進め、実行に移すプロセスが発生します。中でも人材は業績に直結するため、具体的な計画が必要です。要員計画を活用することで社内の人員を改めて見直し、適切な人員配置を考える機会になります。社員の特性を生かした配置を行えば十分なパフォーマンスができ、生産性の向上にもつながるでしょう。この記事では、要員計画の概要や目的、メリットや実施方法を詳しく説明します。事業展開を考える際の参考にしてみてください。

就労ビザ取得のためのチェックリストをダウンロードする

要員計画とは

企業が事業計画を遂行するために策定する計画のこと

要員計画とは、事業計画を遂行するための採用や配置など、主に人員に関する計画のことです。事業を実現するための採用活動はもちろんのこと、人事異動や業務改善、人材育成について定めます。要員計画では必要な人員の数だけではなく、どのような能力が必要か、育成方法はどうするかなどの具体的なプロセスまでが計画内容に含まれます。近年は外部人材の利用など人材活用の方法が多様化しているため、既存社員の把握を行いながら効果的な計画が求められるでしょう。

要員計画と人員計画の違い

人員計画は人員の採用や配置に関する計画

人員計画は人員の採用や配置に関する計画で、どの部署にどんな人材がどれほど必要であるかを具体的に立案します。要員計画と同様、企業の目標達成に必要な計画であることは変わりません。人員計画は長期的な視点に立ち、現場の状況や意見を取り入れながら生産性の向上につながる投資や教育も合わせて行う必要があります。要員計画でどの部署に何人必要かを決めたのち、人員計画でどんな人材が必要かを決めるため、相互に補完し合う関係と言えるでしょう。

要員計画の目的

採用計画を合理化するため

要員計画は、採用計画を合理化するために行われます。例えば、何の計画もなく足りない数をやみくもに人材を採用しても、能力の不足や部署間のバランスが取れなくなります。そうなると企業の達成したい目標には到達できず、採用活動は無駄になるでしょう。要員計画を行うことで、事業を実現するために何人必要か、どんなスキルを持った人材が必要かなどを明らかにできます。事業計画と照らし合わせた計画を行うことで、企業内で必要な調整をしながら無駄なく合理的な採用計画ができます。

中長期的な人材育成を行うため

要員計画は、中長期的な人材育成にも繋がります。管理職やリーダーを選出するためには、長い目で見て社員を育成する必要があります。適性の人材を見極め、さらなる教育を実施するためにも時間を要するでしょう。人事異動に関しても、発生する見通しを立てることが大切です。企業の目標を明確にして要員計画をすることで、どのタイミングでどんな研修や教育を投入するかの組み立てができます。そのため、要員計画によって人材育成の方向性が決めやすくなります。

要員計画のメリット

目標と課題が明確化される

要員計画は、企業の事業目標や経営計画と連動して行われるため、目標と課題が明確化されるメリットがあります。目標と課題が曖昧では、到達点がわからないため企業の成長が見込みづらいです。目指す方向性が明らかで改善策まで考えられれば、達成に向けた具体的な行動を立案しやすくなるでしょう。目標の達成のためには、PDCAサイクルを回して現状の分析が効果的です。振り返って改善していくことで人員の調整ができ、軌道修正につながります。

人材のミスマッチ解消による離職防止につながる

要員計画は、事業の実現に向けた適切な人員配置や採用がしやすくなるため、社員の離職防止につながります。離職の原因の中には、人材のミスマッチが含まれます。人材採用や配置が適切でないと、専門外の業務の割り当てや、能力に見合わない仕事に不満を感じる社員が出てくるでしょう。採用や教育には時間とコストがかかるため、離職の予防対策も加味した計画が必要です。要員計画によって達成するべき目標が明らかになれば、マッチする人材が見つかりやすくなります。

適切な人材配置を行えることで生産性向上につながる

要員計画は適切な人材配置を考えられるため、組織の生産性向上につながるメリットがあります。要員計画では、どの部署にどんなスキルを持った人材が何人必要かを明確にできます。そのため、それぞれの社員の経験や強みを活かした配置ができ、業務のパフォーマンスを上げられます。余剰人員が発生した場合は、人員を必要とする部署との調整ができるでしょう。自分に適した場所で働けることで、社員のモチベーションの向上も期待できます。

要員計画の2つの方式

トップダウン方式

「人件費」と「採算」の2つの側面から算定する方式

トップダウン方式は、企業の戦略に基づいて「人件費」と「採算」の2つの側面から適正要員数を導き出す方式です。業績をもとに人件費に充てられる費用を算出し、その費用で採用できる人数を割り出します。割り出した費用は、さらに各部門や階層別に分けられます。そのため、目標利益を達成するための戦略的な方法と言えるでしょう。しかし経営視点になるため、実際の現場で必要とされる人員に差異が生じ、結局人員不足になることが懸念されます。

ボトムアップ方式

「業務量」をもとに必要な人員を算定する方式

ボトムアップ方式は、「業務量」や「現場での意見」をもとに必要な人員を算定する方式です。各部署や部門の稼働状況や、今後必要となる人員の数やスキルなどを調査し、合計した必要人数を割り出します。業務を遂行するための人数に視点を当てた方式であることがポイントです。ボトムアップ方式では、現場の業務量を優先した算出になるため、予算オーバーになることが多いでしょう。トップダウン方式とバランスを取りながら算定することで、必要人員の見直しができます。

要員計画の立て方

現状を分析する

要員計画の最初のステップは、在籍している社員数や状況の把握、評価を行い現状を分析することです。現状の分析により、必要となる人員数やどのような人材が必要となるか明確になります。全体的な把握をするために、自己評価や過去の実績をもとに情報を集め、スキルマップを作成すると分かりやすくなります。社員の状況は経験数や保有スキルのみではなく、給与や婚姻関係も把握が必要です。休職や離職による人員不足のリスクを考えた調整が必要になるためです。

事業計画を確認する

現状の分析ができた後は、事業計画や経営計画を確認し、人員の必要性を予測します。計画を実行するために、どの部署にどのような人員の配置が最適か考える必要があります。現状の分析の際に集めた情報をもとに、事業計画に見合った適切な人員配置を行います。人員が不足する場合は、採用の方向性を決める必要があるでしょう。事業計画と最終的な組織体系を照らし合わせ、必要に応じて人事異動の予測もできます。管理職が多い部門や経験者の少ない部門など、偏りが発生しないようなバランスの考慮が大切です。

労働需要と共有のギャップのバランスを確認する

要員計画を進める中で、労働需要と供給のギャップやバランスの確認が必要です。事業計画と社員の情報を照合すると、人員不足やスキル不足などのギャップが明確になります。ギャップを埋めるために、どのようにバランスを取っていくか対策を取る必要があります。例えば、採用活動によって人員を補完するか、社員を教育してギャップを埋められる要員にするかなどが考えられるでしょう。採用活動や研修などの教育にかかる時間やコストをもとに、予算や事業計画と照らし合わせて適切な対応策を取る必要があります。

計画を作成し運用する

最終段階では、集めた情報をもとに行動計画を作成し、実行に移します。行動計画立てる際は、実行するためのプロセスを細かく決める必要があります。例えば、採用活動を行う場合はどのタイミングで何人採用するか、採用方法や求人内容はどうするかなど具体的に決めます。その際、採用に携わる人員を調整することも必要です。人事異動や研修の際も同様で、一つひとつのプロセスの内容を詳しく決めましょう。実行に移した後は進捗状況の把握や行動の見直しを行い、PDCAサイクルを回していく必要があります。

要員計画を立てる際のポイント

過去の採用実績を考慮する

要員計画を立てる際は、過去の採用実績を考慮することが大切です。過去の採用活動を振り返ることで、良かった部分や改善点が明らかになります。それにより、過去に比べて効果的に採用活動を実施できるでしょう。過去の採用活動の時期や募集内容、かかったコストなどを分析し、事業計画に見合う採用活動を考える必要があります。採用活動は時間やコストだけではなく、入社した社員のパフォーマンスによって事業の実現に大きく影響します。過去の実績を活かし、無駄のない要員計画が大切です。

社員の教育が十分であるかを確認する

要員計画を立てる際は、社員が十分に教育されていて調整に対応できる状態か確認する必要があります。スキルが不十分なまま人事異動が発生すると、仕事のパフォーマンスが落ちることになるでしょう。多くの部署で発生すると企業全体の業績に影響しますし、社員のモチベーションが低下して離職につながるリスクもあります。そうなると、綿密に要員計画を立てても事業の実現が難しい状態になります。それぞれの社員がうまく機能するよう、教育度の把握や研修の考案が必要です。

不確定要素を分析する

要員計画を成功させるためには、不確定要素を分析して柔軟に対応ができる体制を整えることが大切です。計画は、イレギュラーなどにより全てが予定通りに進まないこともあります。例えば退職や休職、欠勤は、要員計画に大きく影響しますが、計画の段階で数を把握することは不可能です。不確定要素は過去のデータを分析し、不測の事態に備える必要があるでしょう。病欠が発生しやすい時期や退職の申し出が多い時期は、抑えておきたい部分です。分析の結果、数値が多い場合はあらかじめ対応策を考えておく必要があります。

残業の程度を確認する

残業は業務量と人員のバランスが取れていないことで発生するため、残業の程度の把握や原因の分析が必要です。例えば人員不足や経験不足、スキルに見合わない人材配置であるなど原因は様々です。残業の原因により、人員の補充で解決するのかスキルのある人員が必要なのかが変わります。そもそもトラブルが多いなど業務内容が不安定で残業が発生する場合は、人員の面を改善するだけでは解決が難しいでしょう。残業の原因に合わせた対策を考え、要員計画に反映させる必要があります。

まとめ

事業を円滑に進め発展させるために質の高い要員計画を立てよう

要員計画の目的やメリット、必要なプロセスなどをご紹介しました。要員計画は、企業の貴重なリソースである人員を適切にに配置し、事業を実現するための必要不可欠な計画であるとわかります。事業を円滑に進めて目標を達成するためには、しっかりと現状分析を行い、過去のデータを参照して行動計画を立てることが大切です。質の高い要員計画のためには、プロセスの内容まで細かく決める必要があります。要員計画を活用して社員のパフォーマンスを上げ、企業のさらなる発展を目指しましょう。

外国人・グローバル人材の採用をお考えの企業様へ

事例

「日本語+英語+さらに語学が堪能な社員の採用」「海外の展示会でプレゼンが出来る人材」「海外向けサービスのローカライズ出来る人材」「海外向けWebサイト構築・集客」など、日本語も堪能で優秀な人材へのお問い合わせが当社に相次いでいます。

他社の外国人採用成功事例はこちらからご覧ください。

【無料】就労ビザ取得のためのチェックリストがダウンロードできます!

就労ビザ取得のためのチェックリストダウンロードバナー

グローバル採用ナビ編集部では外国人の採用や今後雇い入れをご検討されている皆様にとって便利な「就労ビザ取得のためのチェックリスト」をご用意いたしました。また、在留資格認定申請書のファイル(EXCEL形式)もこちらよりダウンロード可能です。

こちらのチェックリストはこのような方におススメです!


  1. 外国人採用を考えているがビザの申請が心配。
  2. 高卒の外国人は就労ビザの申請できるの?
  3. どのような外国人を採用すれば就労ビザが下りるの?
  4. ビザ申請のために何を気を付ければいいの?
  5. 過去に外国人のビザ申請をしたが不受理になってしまった…
  6. 外国人材を活用して企業の業績アップを図りたい方。
  7. 一目で分かるこんな就労ビザ取得のチェックリストが欲しかった!


他社での事例やビザ申請の際に不受理にならないようにまずは押さえておきたい就労ビザ取得のためのポイントを5つにまとめた解説付きの資料です。

就労ビザ取得のためのチェックリスト(無料)のダウンロードはこちらから!

ページトップへ戻る
ダウンロードはこちら
ダウンロードはこちら