確認作業ができない人の特徴は【確認を怠る理由や確認作業でミスが出ない対策法を解説します】

記事更新日：2023年08月09日｜初回公開日：2023年08月09日

業務を行っていく上で、確認作業は欠かせません。しかし確認作業は一度行った作業をもう一度行わなければならず単調な作業のため、苦手意識を持っている人や単調作業のためミスに気付かない人もいるのではないでしょうか。確認作業によるミスは、ミスを見逃してしまう人にも原因がありますが職場環境が原因で起こる場合もあります。そういった状況を放置してしまうと、トラブルが起こりやすくなります。本記事では確認作業が出来ない人について解説していきます。確認作業が出来ないメンバーを抱えている人は、ぜひ参考にしてみてください。

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確認作業不足によって起こること

作業が非効率になる

確認作業不足によって、作業が非効率になります。業務上に起こる確認不足やミスは担当者の不注意だけでなく、職場環境が原因で起こることもあります。確認不足やミスが起こりやすい工程や環境を改善せずにそのままにしておくと、作業がスムーズに進みません。トラブルやミスが多くなってしまうと、今までの業務にも影響が出てしまい職場や取引先の人との関係悪化に繋がりかねません。確認不足によって様々な悪影響が起こるのを防ぐためにも、改善が大切です。

確認作業ができない人の特徴

細かい作業が得意ではない

確認作業が出来ない人は、細かい作業が得意ではない特徴を持っています。事務職の場合、毎日データや数字を見て業務を行います。反復作業を行う事が多く、1つでも数字に間違いがあるとすべてやり直しになることも少なくありません。毎日同じ作業の繰り返しを行う必要がある単調な業務をコツコツ行っていくことにストレスを感じてしまう人は、確認作業にも向いていないといえます。細かい作業が得意でない人は、その作業を効率化できるように改善する策を練る必要があります。

完璧主義者である

確認作業が出来ない人の特徴は、完璧を求めてしまう人に多い傾向にあります。業務を行っていくうえで、クオリティを求め自分のベストに近い状態に仕上げたいと考えることは大切です。しかし完璧を求めすぎてしまうと、通常よりも時間と手間がかかることも考えられます。期日や時間に余裕がある場合は、クオリティを求めて手間を掛けることは出来ます。しかし100％の状態を求めてしまうと、いつまでも作業が終わらず他の業務に支障をきたしてしまう恐れもあります。

ミスした際に気持ちの切り替えができない

確認作業が出来ない人の特徴として、ミスした際に気持ちの切り替えが出来ない人が多くいます。ルーティン化された業務は慣れているためミスが起こりにくくはなりますが、予期せぬ原因などによってミスが起こってしまうことはあります。そういった状況の中でも、ミスをしてしまった際にいつまでも引きずってしまう人は確認ミスを何度も引き起こしてしまいます。二度とミスを起こさないためにも、落ち込むのではなく反省し改善を行っていくことが大切です。

日常的な整理整頓が苦手

日常的な整理整頓が苦手な人も、確認作業が出来ない人に該当します。机や身の回りの整理整頓が出来ていない人は、いつも注意散漫な状態で業務を行っていることになります。業務に集中しているつもりでも、実際には頭の中でしっかりと確認できていない状況です。PCのフォルダやデスク周りの整理が出来ていないと、必要な書類やデータをすぐ見つける事が出来ずに無駄な時間がかかってしまいます。時間がかかると気持ちが焦り、業務の質が下がってしまう恐れもあります。

仕事の確認不足が起こる原因

確認作業にかける時間が足りていない

仕事の確認不足が起こる原因は、確認作業にかける時間が足りていないことです。確認するための時間が十分に取れていない場合、作業にミスや漏れなどがあっても気づくことが難しく見落としてしまう可能性があります。多くの現場では日々様々な業務に追われており、他の業務でも忙しいため確認時間を取れずに確認作業を手短に行っている場合もあるでしょう。個人で改善が難しい場合もある為、原因をしっかりと究明することが大切です。

緊張感が低下している

仕事の確認不足は、緊張感が低下していると起こりやすくなります。ルーティンとして行っている業務はミスが起きることは少ない、という認識の元行っていることが多いため、もしミスをしていても気づかないということが起こってしまいます。普段から行っている業務は慢性的になっていると緊張感がなくなり確認が甘くなってしまうことがあります。普段から行っている業務でもしっかりと確認作業を行える様に、モチベーションを維持できる仕組みなどが必要です。

ダブルチェックをしていない

仕事の確認不足が起こるは、ダブルチェックをしてないことが原因で起こります。書類や金額の確認は、作成した本人がチェックしてもミスに気付けないことがあります。契約書や請求書の金額確認などミスをすることが許されない資料においては、1人で確認作業を終えるのではなくダブルチェックを行う事で確認不足を防ぐことが可能です。ダブルチェックの場合、時間をおいて同じ人が2回チェックする方法もありますがミスを防ぐには限界があるため、複数人で行うことがお勧めです。

コミュニケーション不足が起こっている

コミュニケーション不足が起こっているのも、仕事の確認不足が原因です。プロジェクト内やチーム内のメンバーがどんな業務に携わっているかを把握・確認できていない状況では、他者によるダブルチェックも行えません。コミュニケーションがしっかりと行い、信頼関係が出来ている職場ではダブルチェックを行いやすい環境です。しかしダブルチェックの仕組みづくりが行えず確認不足が起きている職場では、従業員同士のコミュニケーションがしっかりとれていない環境に問題があります。

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確認作業ができない人のために取るべき対策

作業工程を見直して簡略化する

確認作業が出来ない人のために取るべきことは、作業工程を見直して簡略化することです。作業工程が複雑になっている業務を行っている場合や、同時並行でいくつも担当している従業員が多い場合には、従業員の負担を減らせるように作業工程の見直しが大切です。作業工程の見直しを行うためには、管理者と原因が起こりやすい原因を探しながら単純化できる工夫を行っていきましょう。複雑な作業ではミスが起こりやすくなってしまうため、作業工程を工夫していくことが大切です。

確認表を作って目に付くところに貼る

確認作業が出来ない人は、確認表を作って目に付くところに貼ることでミスを減らすことが出来ます。複雑な業務や作業工程が多い人や、ミスを起こしてしまいやすい人は作業を完了する前やメール送信する前に確認表を目に見える場所に貼っておく方法がおすすめです。思い込みからの確認ミスを減らすことに繋がるため、失敗するリスクを減らすことが出来ます。業務を行う人がそれぞれデスクに確認表を貼っておけば、部署全体で作業効率を改善することに繋がり確認ミスも減らすことが可能です。

業務委託などを取り入れて仕事量を調節する

確認作業が出来ない人の為に、業務委託などを取り入れて仕事量を調整するようにしましょう。確認ミスは十分に人を確保できていないことが原因で起こる場合もあります。その際には、従業員の増員や業務委託を採用し業務負担を分散することで確認ミスを減らすことが出来ます。人が増えることによって、従業員の業務量を調整できるだけでなく残業時間を減らすなど様々なメリットがあります。人手不足から確認時間が取れずにミスが起きている場合は、従業員の業務量を調整する対策が必要です。

心理的な負担をかけないように声がけを工夫する

心理的な負担をかけないように声掛けを工夫することで、確認作業が出来ない人の対策を行うことが出来ます。業務を行っていく中で、上司からスケジュールや内容に関しての厳しい言葉が続いてしまうと、心理的な負担を感じ更にミスを誘発してしまう可能性もあります。仕事のスピードを重視し過ぎてしまい、高圧的な態度を取ってしまうと確認する機会を逃してしまいます。仕事の確認不足や確認ミスをなくすためには、部下が集中して業務に取り組める環境を整えプレッシャーを与えすぎないよう注意しましょう。

分かりやすいマニュアルを作成する

分かりやすいマニュアルを作成することも、確認作業が出来ない人への対策の一つです。業務を行っていく中で、どの部分がミスが起こりやすいのかを把握するためにも全体の流れや過程のマニュアルを作成し、可視化していくことが大切です。業務手順を誰が見てもわかりやすいマニュアルで作成しておくことで、業務をおぼえるまでの時間が短くなり全体のミスを減らすことに繋げる事が出来ます。業務の流れを把握できるマニュアルを作成し、ミスが起こりやすい部分を記載するなど工夫をしておきましょう。

確認作業ができない人のために使えるツール

アニー

確認作業が出来ない人の為に、アニーというツールを使いましょう。アニーはマニュアル機能も備えたクラウド型のチェックリストです。チェックリストの使用状況が把握できる状況検索や、作業履歴スタンプ機能など業務全体を可視化出来る機能が沢山備えられています。クライアント別に書類を作成した際に順番を整理することも出来るため、属人化を防ぐことが可能です。エクセルでマニュアルを作成している企業は、アニーにCSVで取り込むとアニー版のチェックリストを作成できます。

Checkmate

確認作業が出来ない人には、Checkmateを活用しましょう。Checkmateは業務マニュアルや作業手順書・教育資料などの作成を行い、確認作業をしっかりと粉エルクラウド型マニュアル・チェックシート運用ツールです。業務フローによって最適な作業マニュアルを見る指示を出すことが出来るタスク機能も付いており、周知漏れも防ぐことが可能です。マニュアルの作成は、実際の作業内容を動画や写真で取り保存することで作成することが出来ます。PCだけでなくスマホなど場所を選ばずに作成できるのもメリットです。

Create!JobStation

Create!JobStationを使って、確認作業が出来ない人のために活用しましょう。Create!JobStationは見える化や属人化防止を支援するクラウド型の業務標準化ツールです。業務フローを可視化することで、問い合わせや確認の手間を削減することが出来ます。チェックリスト機能も付いており、作業に対しての漏れやミスを防いでスムーズに業務を進める事が可能です。管理者とのやり取りなども履歴で残すことができ、ファイル共有もかのうなためナレッジを蓄積していくことも出来ます。

まとめ

確認作業ができない人の特徴から対策をしっかりと立てよう

確認不足が起こる原因や、確認作業が出来ない人に対して取るべき対策について解説しました。確認不足や確認ミスは、ダブルチェックの体制が整っていないことや、職場のコミュニケーション不足など様々な原因が考えられます。個人の心がけも重要ですが、業務工程の簡略化やマニュアルの共有など組織として取り入れられる改善策はたくさんあります。社内で情報共有が出来る環境を作り上げることで、確認作業が行える環境づくりにつなげる事が可能です。確認作業が出来ない人の特徴から、対策をしっかり行っていきましょう。