社内周知を効率よく行うためには【適切な手段を選ぶポイントなどについて解説します】

記事更新日：2022年11月25日｜初回公開日：2022年11月25日

会社経営を円滑に行っていくためには、最新の情報共有が欠かせません。しかしコロナ禍等の影響もあり、テレワークなどへの働き方が多様化しているため従来の周知の手段を使っても、社員全員にしっかりと周知を行えない恐れもあります。口頭ではもし聞いていたとしても、時間が経てば忘れてしまい重大なミスに繋がりかねません。そう言った事態を防ぐためにも、社内周知のルールや手段などをしっかりと検討し導入する事が大切です。社内通知をする際のポイントや、社内通知手段について解説していきますので、人事担当の方やマネジメント層の方は参考にしてみてください。

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社内周知とは

業務に必要な情報を社内に伝えること

社内周知とは、業務に必要な情報を社内に伝えることです。昨今では、テレワーク等が増えている影響により、社員同士でのコミュニケーションを取る方法も変化しています。働き方の多様化により、従来から使用しているコミュニケーションツールでは対応が難しくなっている場合もあります。情報伝達やコミュニケーションツールは様々ありますが、重要な情報を漏らすことなく伝えなければなりません。業務に支障を出すことなく、情報を正確に伝えるツールの導入が欠かせません。

社内周知が重要な理由

企業力を向上させるため

社内周知は、企業力を向上させるために重要です。業務改善などの情報に関して、効率よく社内周知を行えると社内全体の知識力の向上につながります。専門知識を持っている人が、周知を行わなければ知識が共有されず企業としての知識力は増えません。しかしコミュニケーションがしっかりと取れており社内周知の方法が決まっている企業では、専門知識やノウハウを社員全員に周知することが出来ます。トラブル等の発生も防ぐことが出来る為、組織運営をスムーズに行うことが可能です。

意思決定を適切に行うため

社内周知が重要なのは、意思決定を適切に行うためです。業務上で判断を行う管理職に効率よく社内周知を行うことが出来れば、各自の判断で意思決定を行うことが出来ます。持っている情報が古いと、適切に判断できず謝った判断をしてしまうかもしれません。意思決定を適切に行うためには、正しい情報がリアルタイムで共有される必要があります。情報共有の為の打合せの実施や、資料作成などはかえって業務効率を下げてしまいます。効率を下げずに正しい情報を共有するためには、適切な社内周知が欠かせません。

社内周知をする上でのポイント

明確なルールを決めておく

社内周知をする上でのポイントは、明確なルールを決めておくことです。周知の仕方について、ルールを定めずに行ってしまうと口頭の伝達だけで済ませてしまうと、抜けや漏れ等が発生しやすくなります。社内周知の方法を個人の裁量に任せてしまうと、重大なミスに繋がる可能性もあります。そうならない為には、周知を行う時のルールをしっかりと事前に決めておくことが重要です。周知する内容に不備などが発生しない様にするためにも、ルールを決めて社内周知を行いましょう。

発信する情報を整理する

社内周知をする上で、発信する情報を整理することがポイントです。伝えなければならない情報が不足しない様注意するのは勿論ですが、情報量が多すぎてしまうと本当に伝えたい情報が伝わらなくなってしまいます。発信する情報は過不足なく、無駄を省いた物を周知することを心がけることが大切です。従来のホワイトボードや紙にまとめた情報の共有方法も、テレワーク等の働き方を行っている人達には情報の伝達を十分に行えない可能性もあります。情報の内容を整理するとともに、発信手段についても見直しを行いましょう。

周知する手段を決めておく

周知する手段を決めておくことも、社内周知をする上でポイントとなります。せっかく社内周知のルールを決めたとしても、周知する手段の統一を行わずに実施してしまうと周知する人によって方法がバラバラになり漏れなどが発生する恐れがあります。共有にスピード感が求められる物にはオンタイムで共有可能な物を使用し、情報として蓄積しておきたいものは検索性高いものを使用するなど情報によって周知する手段を分けておくことも大切です。自社の課題を把握し、最適な周知手段を導入しましょう。

知識の属人化に気をつける

知識が属人化しないように、社内周知を行う際は注意しましょう。業務の属人化は、企業規模に関わらず発生します。熟練になるまでに時間がかかる業務程、ベテランにしかできない業務として属人化してしまいます。知識も同様で、特定の社員にのみしか情報の共有がされず、他の社員には触れることの出来ないブラックボックス化しかねません。在籍歴が長いベテラン社員程豊富な知識を持っており、属人化しやすくなります。終身雇用制度が前提としていた時には属人化でも問題はありませんでしたが、働き方に多様性が出てきたことによりベテラン社員が他社に流出してしまうと企業としての知識も失われてしまいます。

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社内周知の手段

社内での会議

社内周知は、社内での会議で行いましょう。社内での会議は、社員同士が対面で顔を合わせて質疑応答などのコミュニケーションを取ることが出来る場です。しっかりとコミュニケーションを取ることによって、情報の周知などが行いやすくなります。又聞きなどではなく、きちんと自分の耳で聞くことで情報を浸透させることが可能です。対面だけではなく、Web会議やチャットの通話機能を利用するなどすれば様々な方法で、社員の働き方の状況に応じた社内会議を行うことが出来ます。

社内ポスター

社内ポスターを活用するのも、社内周知の手段です。社内ポスターは掲示板だけでなく、社員が使う休憩室や執務室の入り口等場所を選ばずに掲示することが可能です。社内ポスターのデザインを目を引きやすいものにすることによって、社員の印象に残すことも出来ます。掲載期間をしっかりと決めておきましょう。期間を決めずにダラダラと掲載してしまうと、どれが最新の情報のポスターなのかが分かり辛くなり社員に十分な周知が行えない可能性があります。掲載場所も、社外の人が出入り出来る場所に張ってしまうと情報管理が難しい為、注意が必要です。

Google スプレッドシート

社内周知を行うには、Googleスプレッドシートを活用しましょう。GoogleスプレッドシートやExcel等は、相互性を持っているため複数の人が同時に更新を行うことが出来ます。GoogleスプレッドシートはExcelに似ている部分もある為、スプレッドシートを使い慣れていない人でも時間を掛けずに更新作業を行うことが可能です。周知したい情報をまとめたり、日報などで活用するには最適の手段です。Googleスプレッドシートはインターネットが使える環境であれば、誰でも更新や閲覧が行えるため場所を選ばないメリットもあります。

社内Wiki

社内Wikiも社内周知を行う上で、重要な手段の一つです。社内WikiはWikipediaを社内版として活用する方法で、業務に関しての情報は社内Wikiを見れば解決することが出来ます。社内Wikiは、社員が閲覧したいと思った時に自由に情報を検索することが出来る特徴を持っており、わざわざ他の人から説明を受ける必要がなくなる為、工数の削減も可能です。社内Wikiを活用する場合には、ベテラン社員が持っている知識を積極的に書きこみ、業務に関して多くの情報をまとめておくことが大切です。

ITツール

ITツールを活用して、社内通知を行う方法もあります。ITツールにはビジネスチャットなどがあり、世界中の大手企業が導入しているシステムです。ビジネスチャットは、インターネットが繋がる環境であればリアルタイムでメッセージ等を送ることが出来、コミュニケーションを取ることが可能です。メール程形式にとらわれることなく気軽にメッセージを遅れるため、日本でも導入している企業が増えてきています。社内だけでなく社外ともやり取りが可能で、ファイルを送ることも出来るため気軽に活用することが出来ます。

社内周知手段を決める際のポイント

スマホでも使いやすいかを確認する

社内周知の手段を決める際のポイントは、スマホでも使いやすいかどうかを確認しましょう。スマホから気軽に更新や確認ができるツールであれば、利用率が高くなるだけでなく沢山の人が反応しやすくなります。外出が多い営業職などは、営業先や移動中でも確認や更新がしやすい手法を使うことによって最新の情報を得ることが可能です。育児や介護等で休職している社員にとっても、スマホから気軽に情報を得ることが出来ると復職後も業務にスムーズに取り掛かることが出来ます。

検索性が高いかどうか確認する

検索性が高いかどうかを確認して、社内周知の手段を決めましょう。社内周知の手段をしっかりと決め社員にも共有し、業務に必要なノウハウ等を沢山蓄積で来ていたとしても、知りたいと思っている時にすぐ調べることが出来なければ運用する意味が無くなってしまいます。せっかく蓄積した情報を宝の持ち腐れにせず、社員に活用してもらうためにはパソコンやスマホから検索出来るようになっているかが重要です。社内Wiki等のデータで蓄積を行う社内周知法を導入する場合には、検索性が高いかどうか注意しましょう。

社内周知の事例

大東電業株式会社

大東電業株式会社では、社内法や連絡・人事内容の通達などを紙ベースで行っていましたが、NotePMを活用し電子化に成功しました。電子化を行う前は、多くの社員が現場に出て働いておりメールでは確認漏れが発生し、紙で掲示されていた人事通達などは認識していない社員が多くいました。NotePMという社内Wikiを活用し、現場からスマホ等で確認することが可能となり共有内容の見逃しを減らすことに成功します。それだけではなく、新入社員向けに作成しているマニュアルも社内Wikiに掲載することによって、オリエンテーションを実施する時間を削減し、コストを減らすことも出来ています。

株式会社ベネッセホールディングス

株式会社ベネッセホールディングスは、国内・グローバル教育・介護・保育等様々な分野において事業を展開する企業です。業種が幅広い為、グループ会社それぞれで働き方が異なります。その為企業として、全社員が企業理念である「よく生きる」に共感できるための仕組みとして、『社内報アプリ』を活用し社員全員と情報共有を行っています。Web版の社内報を通じて、新規事業の展開や経営陣からのメッセージ・経営理念等の共有が可能です。様々なグループ企業の社員とコミュニケーションが取れるため、グループ間交流を行い業務のモチベーションアップとしても活用されています。

まとめ

社内周知を適切に行い業務を円滑に進めよう

社内周知の手段や、手段を決める際に注意する点について解説しました。社内で情報共有をスムーズにすることによって、業務の効率化だけでなく社員同士のコミュニケーションが活発になります。社内周知を徹底させるためには、まず社内での情報共有を行うことの重要性を理解してもらわなければなりません。社内の情報共有に関して課題をきちんと把握し、自社に合った社内周知手段を導入しましょう。運用する際に周知方法についてルールを決めておくことも大切です。社内周知を適切に行い、業務を円滑に進めていきましょう。