コミュニケーション不足が職場に及ぼす影響は?【解決方法とツールもご紹介します】

記事更新日:2021年04月05日 初回公開日:2021年03月30日

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会社の中で「コミュニケーションが足りないな」と感じたことはありませんか。コミュニケーション不足とは、相互の意思伝達が上手くできていない状況のことを示します。単なる報連相の共有だと感じる方もいるかもしれませんが、コミュニケーション不足は組織にとって重大な問題です。コミュニケーションが不足している状態になると、効率的な仕事ができないだけでなく、組織内の情報共有もできていないため、作業事故が起きる可能性すらあります。今回はコミュニケーション不足が起きてしまう原因や解決策について紹介します。会社でのコミュニケーションをより円滑にする方法をお探しの方は、是非最後までお読みください。

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コミュニケーション不足とは

コミュニケーション不足とは、組織内で上手く意思疎通が図れていない状況のことを表します。十分なコミュニケーションは円滑に仕事をするうえでとても大事です。自分一人で行っているような日々のルーティンワークも周囲と確認しながら行わなければ、大きな失敗に繋がってしまうこともあります。また、今までやったことのない仕事の場合は、普段からコミュニケーションが周囲と上手く取れていれば、連携してすぐに完了することもあるでしょう。コミュニケーションが十分とれているか否かは、そのまま普段の仕事の出来に直結して、結果に表れてしまうのです。

コミュニケーション不足が発生する原因

リモートワークの増加

コミュニケーション不足が発生する原因としては、新型コロナウィルス感染拡大防止策として一気に導入されたリモートワークが挙げられます。場所を問わず働けるうえに、通勤の手間が省けるため効率的な働き方であることは言うまでもありません。その一方、対面でのやりとりが減り、仕事で関わりのある方とのコミュニケーション不足を常態化させてしまう一因にもなっています。文字やチャットでの連絡が主になってしまうと、本来ならば今すぐに伝えたい内容でも、相手がその連絡を確認した時に事態を把握することが遅くなるのです。結果的にはコミュニケーションが不足することで、業務の面では上手くいかないことも出てきてしまいます。

社員同士で顔を合わせる機会が少ない

社員同士で直接顔を合わせる機会が少なくなることも、コミュニケーション不足が発生する原因です。メールやチャットでの連絡では、社員の現状を把握する上では不十分だといえます。リモートワークが主流になる以前は、会社に出社する人が大半を占めていました。同僚や社外の人と会うことで、会話が生まれ、その日の部下の様子や進捗状況は意識せずとも自然に伝わるものでした。ところが、社員同士で顔を合わせる機会が少ないと社員の状況を知るための手段が文字のみとなってしまいます。この状況がコミュニケーション不足を常態化させてしまう原因となるのです。

コミュニケーション不足が職場に及ぼす影響

生産性の低下

コミュニケーションが不足していれば、生産性が低下することは必至です。普段から社員同士が密なやり取りをしている職場ならば、例えば部署を跨ぐ案件に取り組んでいて他部署の協力が必要な場合でも担当者に教えてもらえれば業務は完了します。ところがリモートワークでコミュニケーションをとることが難しい場合、人によりメッセージを確認する時間もバラバラですよね。本来ならば今対応して欲しいという仕事もリアルタイムでの対応が厳しくなってしまいます。そもそもツールを使いこなせず、スムーズな連絡を取り合えないこともあり得るでしょう。コミュニケーション不足はこのような生産性の低下を招きます。

離職率の増加

コミュニケーション不足が招く弊害として、離職率の増加が挙げられます。周囲とコミュニケーションをとる機会が少ないと、孤独や不安を感じても相談する機会が持てません。解決できないことや漠然とした不安が積み重なり、ふさぎ込んでしまう人も。普段からコミュニケーション不足の職場では、ふさぎ込んでしまっている人がいたとしても気づいてあげることすらできないのです。特にリモートワークが増えている昨今では、このような状態の人が増えていると考えられます。最終的にはコミュニケーションが不足している環境が離職率の増加を招くことになってしまうのです。

個人のスキルアップの低下

個人のスキルアップ低下も、コミュニケーション不足の環境では懸念すべき事項です。スキルアップできない社員が1人でもいる状態は、会社にとっては損害です。本来ならば時間の経過と共に対応できる業務が徐々に増えていくところですが、業務上で接点を持つ人も少ないためその分、個人でできる仕事の幅が狭くなってしまいます。結果として、一向にスキルアップしない状態になってしまうのです。スキルアップしない社員が多い職場は、会社としての成長にも影響が出てきてしまいます。つまり、コミュニケーション不足は個人のスキルアップの低下と会社の停滞につながるということです。

コミュニケーション不足を解消する方法

コミュニケーションを積極的にとる

コミュニケーション不足を解消するには、各社員がコミュニケーションを密に図ろうとする意識を持つことが大切です。業務上のミスを最小限にするためにも、話しやすい同僚や同期社員のみならず、普段以上に上司と部下への連絡を積極的にとるべきです。コミュニケーションが枯渇している状況下では、多くの人が漠然とした不安を抱え、さらに自分だけが知らないことがあるのではないかという気持ちになりますよね。お互いが情報を共有し合うことは、より強固な関係が築けるために必須です。結果的には良好なコミュニケーションが企業の利益を生み出すことにつながっていくのです。

環境の整備

コミュニケーションを取り合うことのできる環境を整えることは重要です。コミュニケーションの慢性的な不足状態は、離職率の増加や生産性の低下につながってしまいます。そのため、具体的な環境整備として社員同士のやり取りで使うツールをまとめることがおすすめです。電話とメール、プラスアルファもう1つツールを共有しておくと良いでしょう。社員それぞれが複数のツールで連絡をとろうとすると、大事な連絡を見落としてしまう可能性が出てきます。特にリモートワークを取り入れ、出社する頻度が少ない働き方をしている人にとっての見落としは致命的です。未然に防ぐために環境を整えて、コミュニケーション不足を解消することが重要になるでしょう。

面談の機会を増やす

カジュアル面談

コミュニケーション不足を解消するために、面談の機会を増やすのも有効的です。1週間のうちで、決まった曜日の決まった時間にカジュアルな面談の日を設けることをおすすめします。社内のweb会議をすると、特に年次の若い社員であるほど、聞きたいことがあってもわざわざオンラインで聞いていい話なのかと躊躇してしまう方もいます。そこで、業務について話し合う会議とは別に気軽に、何についても話せるような息抜きになる時間を設けることが大切といえるでしょう。他の社員の現状も分かり、人と会う頻度が減っている場合でも孤独感の解消に繋がる可能性もありますよね。リモートでも、コミュニケーションをとることで、他の人とのつながりが確認できれば少しでも不安材料は消えます。結果的には仕事の効率も上がるかもしれませんね。

リクルート面談

自発的に面談機会を増やすことは、社内での周囲とのコミュニケーション不足の解消につながります。普段はあまり接点がない人とも面談することでも、結果的には自分の通常業務をスムーズに進むことにつながるのです。面談を受けるということは、日常の自分について相手に紹介することです。自分のことについて良く分かっていなければ、相手に伝えることなどできません。この紹介するという行為が、日々の自分を客観的に見つめ直すことになり、今後の自分の仕事をする上での姿勢をもう一度振り返ることにもなります。

1on1

コミュニケーション量を増やすためには、1on1ミーティングを活用するのもおすすめです。チームでのミーティングでは時間に限りがあり、また人数も複数名いるため伝えきれないことが多くなるでしょう。そのため定期的に1 on 1の面談を設けることが良いでしょう。業務に関することだけではなく、普段の悩みや個人的なことまで話すことでメンタルヘルスの向上にも繋がります。また、良い精神状態を保てれば今まで以上の仕事の成果が出ることもあるでしょう。定期的に1 on 1の面談をすることで、さらに固い信頼関係の構築ができます。会社側からしても社員の業務上のミスや、離職率を下げることにもつながるためメリットのある面談といえます。

社内イベントの開催

コミュニケーション不足解消のため、社内イベントを開催するのはとても効果的です。コロナウィルス感染拡大の懸念がない時期であれば、球技大会やカラオケ大会などのレクリエーションは良いと思います。社員が一致団結して楽しみながら自然にコミュニケーションがとれるため、全社的に活気づきます。今日のコロナウィルス対策による外出自粛期間であれば、リモート飲み会が良いでしょう。普段のカジュアルな面談の延長のような感覚で行え、業務時間外ということでお酒を飲みながら社員同士で気軽に有意義な時間が過ごせます。

コミュニケーション不足解消のためのツール

LINE WORKS

コミュニケーション不足を解消するためのツールとしては、LINE WORKSが挙げられます。これはLINEの手軽さを普段のビジネスにも応用させたものでLINEを使用する感覚で、社員のその日のスケジュール確認やメッセージのやり取りができるツールです。LINEと同様にビデオ通話機能も付いていますので会議も行えます。また、社内の人のみならず社外の人とも連絡を取り合えるため気軽でありながらも、細やかに連絡を取ることが可能になります。多種多様な企業で既に採用実績があるので安心して使えますね。

Chateork

コミュニケーション不足を解消するための第二のツールとして、Chatworkを紹介します。Chatworkでは、プロジェクトや部署ごとにチャットルームを作り連絡し合えます。チャットルーム内で報告や連絡事項を共有しやすく、確認漏れが起きにくいのが特徴です。ビデオ通話ならば最大で14人、通話のみならば100人まで同時に連絡を取れます。Chatworkでは、全員が参加しているチャットルームの中でも、個人に対しても仕事依頼をすることが可能です。そのため、グループ内のメンバー全員が、それぞれのメンバーの業務の進捗状況を確認することができます。LINE WORKSと同様にメールに変わる連絡手段として使うことのできるツールになりえるでしょう。

Slack

コミュニケーション不足を解消するためには、Slackの導入も良いでしょう。Slackはグループに参加した後でも、自分が参加する以前のやりとりを見られる点が優れています。コミュニケーションの点においては、参加者はやりとりされた全ての会話や連絡を確認できるのです。また自分宛のメッセージだけを通知させることができるのも強みです。世界中で使われているサービスで、メルカリ、サイバーエージェントなどの日本の企業もSlackを導入しているので、コミュニケーション不足解消のためには十分と言えるツールですね。

まとめ

環境整備やツールの活用で問題を解決しましょう

コミュニケーション不足は、どんな組織であっても常にどこかに存在している問題です。コミュニケーション不足解消のために、まず環境整備をすることから始めましょう。週に何回か決まった時間に会議することを決め、継続的に連絡がとれるようなルールを作ります。また、連絡手段を統一することで、社員同士のやり取りで連絡漏れが起きることは防げます。コミュニケーションを積極的にとることを意識することで、生産性の低下を防げ、離職率の増加を抑える効果もあるでしょう。連絡を密にとることで、コミュニケーション不足の解消に努め、スムーズに仕事ができる環境を作ってみてくださいね。

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