採用フローとは【作り方やポイントを徹底解説】

記事更新日:2023年10月25日 初回公開日:2022年01月19日

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日本の労働人口低下などを背景に、優秀な人材を獲得できるチャンスは減り、採用活動で成果を上げるための難易度は急速に高まっています。そんな中、採用活動での成功のために必要不可欠な要因として、採用フローを作成することの重要性が注目を集めています。本記事では人事担当者の方へ向けて、有効な採用フローを作成するメリットや内容を中心に、今後役立つ採用フローに関する情報を紹介しています。最後まで読んで頂くことで、採用フローの重要性や採用活動を成功させるために必要な採用フローの要件について網羅的に知ることができます。

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採用フローとは

採用活動における一連の流れのこと

採用活動における一連の流れを「採用フロー」と言い、募集活動から採用した人材が実際に入社するまでに行う活動の全てが、採用フローに含まれます。会社によっても適切な採用フローは異なるため、採用フローの作成は簡単な作業ではありませんが、採用活動をする上での骨組みとしての重要性が認知されています。関わる人員の多い、規模の大きな会社であるほどミスが起こりやすいため、採用活動に携わるそれぞれのメンバーが採用活動への共通認識を持つ重要性は高いと言えます。

採用フローを作成するメリット

社内全体で採用までの流れを共有できる

採用フロー作成の大きなメリットのひとつが、社内全体で採用活動全体の流れを共有できることです。採用フローの可視化も実現できるため採用フローに問題がある場合でも、問題発見を早期に実現できる可能性が高まります。一方で、採用の流れを共有できていない場合は、応募者へ誤った案内を伝達してしまう可能性があるなど、採用活動をする上でのミスも起きやすくなります。規模の大きな会社であるほど、ミスが起こりやすいため、採用活動に携わるメンバーが採用フローを使い採用活動への共通認識を持つ重要性は高まります。

採用活動における改善がしやすくなる

採用活動の改善をする際にも、採用フローの作成が大いに役立ちます。採用活動が上手く進まない時でも、採用フローがあれば、問題点の洗い出しや改善点を見つけやすくなります。採用フローを作成していない会社では、採用活動のどのパートで改善が必要であるかを知ることが難しく、主観的な判断での改善をしてしまうことに繋がります。また、担当者が変わるような場合にも明確な採用フローがあると、円滑に引継ぎをすることができます。

一般的な新卒採用における採用フロー

募集活動をする

採用フローの最初のステップである募集活動は、明確なターゲット像の下で進める必要があります。募集活動の段階で、採用したい人物像を確実に絞り込み、的確な方法での募集活動を行うことで、次のパートへ行く前に望まない人材の応募を軽減することができます。たとえば、採用したい人材へ効率的に最小限の費用でアプローチするための、適切な広告媒体を選定することなどが求められます。募集活動で失敗してしまった場合は、接触できる応募者の数が少なくなるため、採用活動全体としても成功率は下がる可能性が高まります。

説明会を行う

説明会の開催は、会社への理解やプロモーションのためにも、必要不可欠な採用フローのパートです。説明会は、会社のビジョンや働く環境などを、応募する可能性のある人材へ向けて伝えることのできる、貴重な場です。また、会社のビジョンに共感できない人材を、この段階でふるいに掛けることもできます。求めている人材に対してはアピールする場として、望まない人材は早い段階で見分ける場として、入念な準備をして説明会を開催する必要があります。

書類と学力審査を行う

書類と学力審査は、採用フローの中でも客観的に、人材の能力を計るために必要不可欠なフローです。書類審査では、過去の経歴から人材のもつ経験値を推測することができ、学力審査からは会社に必要な学力を満たしている人材であるかを見極めることができます。多くの会社では、学歴要件を設けており、且つ学力審査でも一定の点数基準を設定している場合があります。客観的な基準で、応募者を選定することで、時間的な負担の大きい「面接」を実施する前に、優秀な人材だけを選別することが可能です。

面接を行う

面接は、応募者の人柄やコミュニケーション能力などを知るための場として、非常に重要な役割を担います。面接では、実際に応募者と対面でコミュニケーションをとることで、配属される予定の職場雰囲気に合うかどうかをしることができます。また、明らかなコミュニケーション能力不足な人材を見分けることも可能です。一方で、面接は事前練習をすることで普段と違う印象を本番の面接でも見せることができるため、必ずしも素の応募者の印象ではない点にも注意が必要です。そのため、面接の際には応募者が準備していないような質問をすることで、人柄を見る上で効果的な場合があります。

内定を出す

選考過程を経て、採用したい人材を決定し段階で内定の通知を行います。内定は、「選考した結果、会社に入社してもらいたい」という会社の意志を通知するための重要な採用フローのパートです。内定を通知するタイミングも重要で、通知の遅れは採用したい人材が他社に入社してしまう可能性を高めます。そのため、内定通知は早めに実施する必要があります。また内定通知をした後の、会社と応募者、双方の時間を無駄にしないためにも、諾否判断についての返答期間を決めておくことをお勧めします。

入社準備を行う

入社準備は、採用した人材の入社後のパフォーマンスや、就労意欲にも大きく関わる重要な採用フローのパートです。入社後のオリエンテーションや教育体制などについて、十分な準備をしておくことで、入社した人材の不安を取り除くだけでなく早期離職なども防ぐことに繋がります。入社の決定で安心し、入社準備を怠る会社も少なくありませんが、新人社員が不安を抱かず、安心して仕事ができる環境を提供するためにも入社準備は非常に重要です。

新卒採用と中途採用の採用フロー作成の違い

説明会を行うかどうかの違い

説明会の有無は、新卒採用と中途採用の採用フローの大きな違いです。説明会は基本的に、新卒採用者に向けて開催され、中途採用者には実施されません。新卒採用の場合は、応募する可能性のあるまとまった人数の候補者を、一定期間に集めやすいです。加えて、社会人未経験で仕事に関する知見も少ないため、会社説明会に参加する意欲も高い傾向があります。一方で、中途採用者を選考前に、複数人集めて会社説明を実施することは困難であり、面接時に会社説明を行うことが一般的です。

採用フローの作り方

採用計画立案を作成する

良い採用計画の立案は、成功する採用フローの作成に必要不可欠です。採用計画で失敗してしまうと、その後の採用フロー作成でも良い成果を出すことは難しいでしょう。質の低い採用フローを作成した場合は採用活動にかかる費用や労力を無駄にするだけではなく、最悪の場合、望まない人材を採用してしまう可能性も高まります。また採用計画が進んでいる段階で、見直しをする場合は採用フロー全体を再確認する必要があるため、事前に良い採用計画の立案をしておくことが重要です。

構成要素を決定する

採用フローを作成する際には、必ず適切な構成要素を考えることが必要です。必要な構成要素は会社ごとに異なるため、他社で成功している採用フローを単に真似しただけでは、採用活動を成功させるのは難しいでしょう。たとえば、中途採用の場合には、説明会を実施しない方が効率的であるなど、採用の目的だけをみても必要なパートは異なります。また構成要素を取捨選択することで、採用活動の効率化にも繋がるため、しっかりと時間をかけて必要な構成要素の洗い出しを実施して下さい。

採用フローのパターン

説明会と選考の一体型

採用フローには、説明会と選考が一体となっている場合があります。新卒採用で取り入れられることの多い方法で、説明会で集まった人材をそのまま一次選考へ誘導することができるため、人材の囲い込みのための効果もあります。実際に説明会は、他社と合同で行われることも多いため複数の説明会に参加する新卒人材へ、より印象に残るアプローチをする必要があります。そのため、説明会と一緒に行われる一次選考は、獲得したい人材を選定し会社としてアピールをする場も兼ねています。

試験先行型

試験先行型の採用フローでは、一定の合格基準を設けることで、望まない人材を早い段階で退けることができます。最低限、会社が求める能力を計るための試験を準備して実施することで、面接に進む前に応募者を絞り込むことが可能です。試験選考型は特に、応募者の多い規模の大きな会社で採用されることが多く、採用活動の効率化に効果的です。一方で、応募者の少ない会社が難易度の高すぎる試験を設定した場合は、面接に残る人材がいないなどの弊害が起こる可能性もあります。

採用フロー作成の重要ポイント

各パートの歩留り度を測定する

採用フローの各パートでの歩留り度を測定することは、採用活動の問題を発見し改善するために、必要不可欠です。各パートでの期待値と、実際に得られた結果を比較することで、どのパートが良い結果に貢献しているのか、改善の必要なパートはどこかを明確にすることができます。そのため、効果的な歩留り度測定のためにも、適切な期待値の設定を採用活動の前に行う必要があります。また、結果の測定をする際にも明確な基準の下で、データ取得をすることで精度向上にも繋がります。

歩留りの低いパートの要因を考察する

歩留りの低いパートの要因を考察することで、失敗の原因を深堀して探ることができます。成果の乏しいパートに対して、客観的な数値に基づいた要因の検証を行うことで、問題となる要因をより明確にして検証することが可能です。要因となる要素は多岐に渡るため、歩留りの低いパートの内的要因に問題が見つからない場合は、外的要因にまで検証範囲を広げる必要もあります。また、要因を考察しても結果が得られない場合には、期待値と結果の測定方法についても問題がないか再検証することをお勧めします。

自社の課題に合わせて採用フローを作成し続ける

採用活動を成功させるためには、自社の課題に合わせた採用フローを作成し続けることが必要です。会社の業績や事業内容などは常に変化し続けるため、それぞれの時期によっても適切な採用フローが異なります。たとえば、新規事業を牽引する人材を必要とする場合と、長年会社に勤めていた経理部門の長の代わりとなる人材を採用したい場合では、課題が大きく異なります。それぞれのケースで採用活動に費やせる予算や労力、提示可能な待遇なども変わるため、採用フローの内容も同様に変化させることが必要になります。

まとめ

採用フローを作成し採用活動をスムーズに行おう

本記事を通して、採用フロー作成の重要性や効果について、理解して頂けたのではないでしょうか。採用フローは採用活動の可視化や効率的化の点においても重要な役割を担うため、採用活動での最終的な成功を実現するためにも大きな役割を果たします。そのため、採用フローの作成に失敗した場合には長期的な採用活動の非効率化を招くなど、代償も大きくなってしまいます。会社の規模や業種によっても作成すべき採用フローは大きく異なりますが、重要性を理解した上で質の高い採用フロー作成を心がけてください。

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