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【簡単】採用を効率化する3つのヒント

記事更新日:2018年11月15日 初回公開日:2018年06月14日

人事・労務お役立ち情報
採用業務は、工数が多岐にわたり、放っておくと手が回らなくなりがちです。そこで、採用活動をできるだけ効率化するための3つのポイントをご紹介します。効率化によって、採用成果を最大限に高めていきましょう。

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人に頼らない業務効率

AIテクノロジーの発展によって、人事や採用領域の業務の在り方も大きく変わってきています。AI搭載のシステムを活用することで、これまで手作業で行っていた工数が省けるようになるでしょう。作業として時間がかかっていたことも、AIシステムに任せられるものが増えてきています。
 たとえば、エントリーシートや履歴書・経歴書のスクリーニングは、AIシステムに任せられるようになっています。そのため採用基準を明確に定めておくことが条件となります。これにより、AIシステムが採用基準を満たす人材を抽出してくれるのです。スクリーニング担当者が複数の場合に起こりやすい選考時のばらつきも回避できるでしょう。現状では、採用業務に対するAI技術は、このスクリーニングが主に活用されているようです。
 採用活動において大きな割合を占めるスクリーニングをシステムに任せられることは、採用担当者の負担を大きく減らせる要素ではないでしょうか。採用担当者は、すでに絞り込まれた自社が欲しい人材にしっかりと向き合う時間を確保できるようになり、採用に至るまでの効率を上げていけるのです。また、AIシステムに投入したデータは、入社した後の人事管理にも活用できます。入社前、入社後の間にある人事の業務工数も減らせるでしょう。

親近感を与えて効率化

フェイスブックやSMSを活用することで、人材の最低限の情報を得ることができます。これらのツールを活用して入手する人材の情報によって、その後のアプローチ方法を考えたり、アプローチのタイミングを計ったりということが可能になるはずです。
 また、フェイスブックやSMSでつながっておくことで、定期・不定期のコンタクトを取ることができます。自社とつながっている候補者の数が増えるほど、採用時の母集団の一部として活用していくことができるはずです。いざ、採用活動を開始するときにも、まったくゼロから始める必要がなくなるわけです。コンタクトよりスムーズに進んでいくものと思われます。
 コミュニケーションをとり続けていくことで親近感や信頼関係も創出しやすくなります。応募、選考、内定までの期間で、候補者にも多くの検討ポイントが発生しますが、その際の離脱を防ぐことにもつなげられるはずです。

実務を分担して効率化

 採用活動は、多岐にわたる作業が伴います。採用チームでは、実際に手を動かす作業を細かく分担・配分することが大切です。採用を担当する個々のメンバーの役割を明確化するのです。
 各採用担当者が、自分の役割をきちんと把握していることは、一人ひとりが責任を持って完了させる意欲を喚起することにつながります。明確化された役割は、採用に関わるメンバー全員に見える形にしておくことが大切です。そして、それぞれの進捗状況も誰もがリアルタイムに確認できるようにします。
 そうすることで、遅れや抜けをすぐに把握できるようになります。即座に対策を講じることで可能性のある人材の離脱も防げます。チーム内のサポートや協力体制が築きやすくなり、採用チームの能力や生産性を向上させることにも寄与するでしょう。
 採用業務を見える化して管理していくことで、その時点の採用だけでなく、常に全体を通して業務フローの見直し、分担量の見直しを行うことが可能になります。改善を繰り返すことでより効率的な採用サイクルを作り出せるようになるでしょう。

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