テレワークにおけるOJTを成功させるポイントとは【活用できるツールや成功事例について解説します】

記事更新日:2022年07月24日 初回公開日:2022年06月30日

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新型感染症の流行がいつまで続くか先の見通しが立たない現在、テレワークを取り入れる企業が増加しています。そんな中、新入社員がOJTの段階でテレワークをしているという企業も少なくありません。しかし、テレワークでOJTを実施することに慣れておらず、頭を悩ませている研修担当の方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、テレワークでのOJTを行う上で必要なスキルや、成功させるコツなどを紹介します。テレワークを行いながら、新入社員のOJTを成功させたいと考えている研修担当の方にぜひ読んで頂きたい内容です。

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テレワークでOJTを行う上での課題

新入社員が仕事内容の理解に時間がかかる

テレワークでOJTを行う上での課題として、新入社員が仕事内容の理解に時間がかかることが挙げられます。従来のOJTのように、業務をしている姿を新入社員に見せることができないという環境が原因です。そのため、業務対応の仕方が細部まで新入社員に伝わらず、理解することが難しい状況になります。さらに、テレワーク中はOJT担当者の様子を見ることができないため、新入社員が気を遣って不安があっても相談しづらいです。結果、新入社員は仕事内容をスムーズに覚えにくい状況になってしまうのです。

新入社員をサポートしづらい

テレワークでOJTを行う上での課題として、新入社員をサポートしづらいことも考えられます。これは、オンラインで教育を行う際に新入社員を観察することが困難なためです。OJT担当者が、新入社員の仕事のスピードや進め方を詳細に把握するというのは、対面のOJTに比べると難しいです。また、オンラインでは新入社員を励ますことや、サポートの言葉をかけることも気軽にできません。対面であればすぐにできた対応もオンラインでは簡単に行えないので、新入社員の成長速度にも影響が出ます。

テレワークでのOJTと対面でのOJTの違い

対面の方が人間関係を構築しやすい

テレワークでのOJTと対面でのOJTの違いは、対面の方が人間関係を構築しやすいというところです。対面でのOJTはテレワークでのOJTと比べて、コミュニケーションが取りやすいためです。一方テレワークでのOJTは、何気ない会話が生まれにくい傾向があります。会話の量や会える人の数が対面より少ないので、お互いの人となりを掴むことも難しくなるのです。対面のようにスムーズなコミュニケーションは取れませんが、テレワークでOJTを行う際はそれをカバーする対策を考える必要が出てきます。

テレワークでのOJTを行う上で必要なスキル

新入社員にも伝わる指導をする力

テレワークでのOJTを行う上で必要なスキルとして、新入社員にも伝わる指導をする力が必要です。新入社員が、業界では当たり前に使われている用語を知らないというケースは少なくありません。専門用語もかみ砕いて伝えるようにしましょう。また、テレワークでOJTを行う際のマニュアルも読みやすいものになるよう心がけ、OJTの開始時に共通の認識を得やすいようにすることが大切です。マニュアルを若手の社員にも見てもらい、新入社員が読んでも分かりやすくなっているかチェックしてもらうといいでしょう。

場の緊張を和らげる力

テレワークでのOJTを行う上で必要なスキルには、場の緊張を和らげる力も含まれます。入って来たばかりの新入社員は、慣れない環境下で自分の個性を出しづらくなることが予想されます。本格的なOJTに入る前に、簡単な自己紹介をするところから始めましょう。そして自己紹介のみで終わるのではなく、最近の流行りや趣味についての話題で、新入社員も溶け込みやすい雰囲気作りに努めることが有効です。このように、いきなり本題に入らずに雑談を交えることで、場の緊張が和らいで新入社員も研修に参加しやすくなります。

個人に合わせた課題を提示する力

テレワークでのOJTを行う上で必要なスキルとして、個人に合わせた課題を提示する力も大切になってきます。高すぎるレベルの課題を提示してしまうと、新入社員の自信を失うことに繋がりかねません。だからといって、簡単すぎる課題ばかり提示していては、新入社員は自分の成長を実感できません。OJT担当者の感覚だけに頼って課題を提示すると、新入社員のレベルに合っていない可能性もあります。定期的にヒアリングすることや、OJT経験者から助言をもらうことを心がけ、個人に合った課題を提示していきましょう。

テレワークでのOJTを成功させるコツ

対面以上に密なコミュニケーションを心がける

テレワークでのOJTを成功させるコツとして、対面以上に密なコミュニケーションを心がけることが挙げられます。毎日の仕事終わりに進捗を報告する時間を設けることや、ミーティングの曜日を決めるなどの策が有効です。オンラインコミュニケーションツールを活用することで、画面共有をしながら話をすることや、取引先との打ち合わせに新入社員を同席させることなどが手軽にできます。テレワークでのOJTは、対面以上に目標の共有を心がけて、OJT担当者と新入社員が共に歩む意識を持ちましょう。

課題を細かく設定する

テレワークでのOJTを成功させるコツとして、課題を細かく設定することも大切です。テレワーク中は、対面時に比べて新入社員の様子を細かく知ることができません。仕事の進め方やどこまでできているのかをチェックするためにも、課題は細かく決めましょう。それぞれのレベルに合った課題に取り組んでもらうことで、新入社員は達成感を積み重ね、モチベーションを維持しやすくなります。また、課題を設定するだけでなく、取り組んでいる過程や成果を褒めることも忘れないようにしましょう。

文面での指示は簡潔に行う

テレワークでのOJTを成功させるコツとして、文面での指示を簡潔に行うことはテレワークならではです。テレワーク中は、メールやチャットで指示や報連相を行う機会が増えます。これによって、分かりやすい文章で表現する力が求められるのです。従来の対面でのやり取り以上に、相手の気持ちになって伝わる文章を書く必要が出てきます。メールやチャットでコミュニケーションを取る際は、どの表現を使うとより相手に伝わりやすいかに考慮しながらも、簡潔にまとめて要点が伝わるようにしましょう。

具体的に言語化する

テレワークでのOJTを成功させるコツとして、具体的に言語化することもポイントです。対面でのOJTは新入社員に直接手本を見せることができますが、テレワークではそれができません。そのため、指示や情報は具体的に言語化して的確に伝えましょう。経験者にとっては当たり前の内容も、新入社員は知らない可能性があります。これからの仕事をスムーズに進めていくためにも、OJTの段階で仕事のベースとなる共通の認識を言語化しておきましょう。長期的な目で見ると、この言語化が新入社員の成長のカギとなります。

チャットや日報で質問しやすい環境を整える

テレワークでのOJTを成功させるコツとして、チャットや日報で質問しやすい環境を整えることも考えられます。気軽に質問できる環境があることで、新入社員も不安を少しずつ解消することができるのです。連絡が来た際は、すぐに詳しい返信ができなくても一言返しておくことで、新入社員が質問しやすい雰囲気になります。業務中に分からないことがあった際、一日の終わりにまとめて報告できる日報を活用するという方法もあります。これは、OJTの担当者も新入社員の進捗をチェックしやすいメリットがあるためおすすめです。

テレワークでのOJTに有効なツール

shouin+

テレワークでのOJTに有効なツールとして、shouin+があります。shouin+はOJTや研修を行うためのクラウド型eラーニングサービスです。人材育成を効率化しながら、コストを削減することができます。このサービスでは新入社員がスマホを使い、時間と場所を選ばずに動画で学習を進めていきます。また、評価の基準を統一できるため、全従業員を同じ基準で見ることが可能です。他にも、ゲーム感覚でクイズをしながら内容を復習する機能などもあるため、テレワーク中でも新入社員の研修期間を有意義なものにできます。

gamba!

テレワークでのOJTに有効なツールとして、gamba!も活用できます。gamba!は、グループに日報を投稿してメンバーに共有できるアプリです。テンプレートを無制限かつ自由に登録することができ、そのテンプレートに従って必要事項を入力するだけで日報が完成します。目標達成度合いをグラフ化できる機能や、日報へのコメントをする機能もあるため、目標を意識しながら活発なコミュニケーションが行えます。OJTだけでなく、普段の業務でも活躍して生産性向上に繋がるアプリです。

OJT Builder

テレワークでのOJTに有効なツールには、OJT Builderというものもあります。OJT Builderは、OJT担当者に対する育成研修と、テレワークでのOJT運用をサポートするシステムがセットになったサービスです。このサービスを活用することで、OJT担当者がフルリモート世代の傾向を把握することができます。育成支援システムには、新入社員の健康やメンタルをチェックする機能や、相談と課題を管理する機能などが充実しています。企業に合うようアレンジしながら、OJTに役立ててみてください。

テレワークでのOJTの成功事例

株式会社SmartHR

テレワークでのOJTの成功事例として、株式会社SmartHRが挙げられます。株式会社SmartHRでは内定者がSlackのグループに招待され、会社の文化や雰囲気が読み取れる環境になっています。入社後には新入社員向けドキュメントが配布され、入社初日から1ヶ月の時系列で取り組むべきことが書かれているのが特徴です。「今聞くほどでもないけど分からなかった」という溜まった質問をできる「なんでも質問会」や、部署をまたいで交流できる「シャッフルランチ」なども開催しています。新入社員が安心して働ける体制が整っている例です。

ZOZOTOWN

テレワークでのOJTの成功事例では、ZOZOTOWNも参考になります。2週間に1回30分で1on1を行い、一人一人の要望や悩みを解決する場を設けています。他にも週1回50分、チームで定例ミーティングを行うなど、フルリモートでも新入社員が相談しやすい環境になっているのです。メンター制度を導入しながらもオンライン飲み会などと組み合わせることで、いろいろな人に気軽に悩みを打ち明けられます。テレワークでありながらも、隣の席に指導してくれる人がいる感覚を与えることで、新入社員の成長を促しています。

まとめ

様々な工夫をしてテレワークでのOJTを実りのあるものにしよう

テレワークでのOJTは対面に比べて、コミュニケーションの取りづらさや指導の難しさなどの課題があります。しかし、今回紹介した事例のように新入社員が溶け込みやすい環境を整えることで、成功させている企業もあります。テレワークでOJTを実施する際は、対面以上に密なコミュニケーションをすることや、具体的に言語化することなどを心がけましょう。そして、テレワークでのOJTに有効なツールなども活用しながら、企業に合った方法で工夫することが大切です。これからの時代に適応していくためにも、テレワークでのOJTを行う準備をして、企業の未来に繋げましょう。

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