テレワークとは？導入のために何を準備するべき？【導入事例・デメリットも紹介】

離れた場所で働くということ

テレワークとは英語の「tele=離れた場所」と「work=働く」の2つの単語をかけ合わせた造語です。ICTを活用して会社から離れた場所で働く働き方で、自宅やカフェなどでもノートパソコンなどのモバイル端末を使って業務を行います。テレワークの導入は育児や介護での離職防止や、災害時のリスク分散が出来るでしょう。また、テレワークは執務場所による拘束がないため地方や海外の優秀な人材が採用出来るなど様々なメリットがあります。

テレワークの3つの形態

在宅勤務

テレワークには3つの勤務形態が定義されています。そのテレワークの定義の一つが在宅勤務。文字通り、自宅においてパソコンや電話、FAXなどを使って勤務する形態です。電話はインターネット回線を利用したIP電話、会議はweb会議システムを導入することで通信費を固定費化することが実現できるでしょう。

モバイルワーク

モバイルワークとは顧客先への移動中や出張の際の移動中にカフェなどの場所でパソコンや携帯電話を使って業務を行うことです。ノートパソコン、タブレット、スマホが充実している現代ではちょっとした隙間時間でも仕事を行うことが可能でしょう。このように移動時間でも仕事をすることもテレワークの一つです。オフィスにわざわざ戻ることなく業務が出来るためワークライフバランスの向上に繋がるでしょう。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とはレンタルオフィスやコワーキングスペースなど本来所属しているオフィス以外の場所勤務する事を言います。一つ企業専用のサテライトオフィスや数社が共同で利用するサテライト。一般開放型のサテライトオフィスもあります。サテライトオフィスを利用したテレワークは従業員にとって通勤時間の短縮に繋がります。また、遊休地や空き家を利用したコワーキングスペースは地方創生などの価値も生まれています。

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テレワークとは「tele=離れた場所」と「work=働く」の2つの単語の造語であり、リモートワークは「remoto=遠隔」と「work=働く」の2語の造語です。「離れた場所で働く」テレワークと「遠隔で働く」リモートワークに大きな意味の違いはありません。リモートワークという言葉はIT企業の社員やwebデザイナーの方が使う事が多いでしょう。実際IT系ベンチャー企業の求人に「週5日フルリモート可」などの「リモートワーク」を用いた表現が見受けられます。

移動にかかわるコストや時間が削減できる

テレワークの導入は所属するオフィスで勤務しなければならないという条件がなくなります。社員の通勤交通費や営業先やクライアント企業への訪問にかかる交通費の削減につながるでしょう。無駄な移動をひかえる事で残業代の削減にもつながります。また、従業員にとってテレワーク勤務は通勤準備にかかる時間や通勤時間が発生しません。テレワーク導入による通勤時間の削減は育児や介護をしながら働く従業員にとって働きやすい環境と言えるでしょう。

天災や不測の事態でもリスク分散ができる

主たるオフィスが天災で被災したり、新型ウィルスの影響や東京オリンピック・パラリンピックの影響で出勤が困難になる事があります。そのような場合でもオフィスに出勤せずに勤務出来るテレワークは業務を遂行する事が出来ます。企業にとって従業員が出勤出来ないことによる業務の停滞はは大きなリスクと言えるでしょう。テレワークを導入することで、事業の中断や停止といった最悪の事態を避ける事が出来ます。

時間や場所の制限がないことで優秀な人材を確保できる

時間や場所の制限がないテレワークは勤務時間や通勤時間の理由で育児や介護で離職しなければならない事態を避けることが出来ます。テレワークなら「自宅なら勤務可能」「この時間帯なら働ける」という人材をを確保できるでしょう。そうしたスタイルでの働き方を希望する人材にとって、就業の満足度を高まる要素にもなり得ます。また、地方在住や海外在住の方とも働くことが出来ます。人材不足が著しい地方企業では東京などの首都圏の人材も採用することが可能でしょう。テレワークは日本中、世界中の優秀な人材とも出会えるチャンスにつながります。

テレワークのための勤務規則作り

オフィスという環境下ではなく自宅やコワーキングスペースなどで働くテレワークは新たな勤務規則作りが必要になります。勤務時間の管理の仕方や仕事の進捗の管理なども改めるべきでしょう。勤怠管理システムの導入の検討も必要です。また機密情報や個人情報漏えい防止の対策が必要不可欠でしょう。テレワークを実施する従業員のためにそういったリスク対策教育を行う必要があります。

ハードウェア・通信環境の整備

テレワークで業務を行うためにはハードウェアの整備も必要でしょう。ノートパソコンや携帯電話、wi-fiルーターなどの貸与が必要な場合もあります。情報漏えいの観点からバーチャルデスクトップの導入などの検討も必要です。IP電話の導入は通話ログの管理に最適です。テレワーク導入を成功させるためにオフィスにいても社外にいても同じ環境で働ける準備が必要になるでしょう。

カルビー株式会社のテレワーク導入事例

「輝くテレワーク賞　厚生労働大臣賞特別奨励賞」を受賞しているカルビー株式会社。そんなカルビー株式会社のテレワーク導入事例を見てみましょう。カルビー株式会社では2014年4月より、全国の事務間接部門の従業員を対象とした週2日を上限とする在宅勤務制度を導入しました。テレワーク導入以前より営業職の従業員に対しては直行直帰のモバイルワークを認めていました。テレワークの勤務場所は自宅に限定し、勤務時間は8時30分～17時までの所定労働時間内としています。テレワークの導入の効果は育児休業明けの女性社員もテレワークを利用することで無理なく営業を続けることができています。なにより集中力がアップし、業務効率が上がったという声が多く聞かれています。

大同生命保険株式会社のテレワーク導入事例

「平成29年テレワーク先駆百選総務大臣賞」を受賞した大同生命保険株式会社。大同生命保険株式会社ではICTの利活用により、長時間労働を防止する仕組みづくりに取り組んでいます。支社拠点内にサテライトオフィスをトライアル導入し、本社勤務者が一定期間、支社拠点内で勤務するなど、柔軟な働き方を推進しています。在宅勤務用PC、タブレット端末を含め全てのPCに自動シャットダウン機能を搭載し、勤務時間の制御や働き過ぎ防止を徹底しました。テレワーク導入の効果として、ワーク・ライフ・バランスを充実させながらも生産性が向上し、平均勤続年数が16.3年から16.9年に伸びています。

北九州市役所のテレワーク導入事例

地方自治体でのテレワーク導入も進んでいます。北九州市役所では産休明けで通勤負担の軽減し、本庁勤務できる体制を整え、女性が働きやすい環境の整備のためにテレワークを導入しています。テレワークは産休明けで自宅近くの出張所に勤務するだけではなく新しい働き方になりました。勤怠管理システムを活用した執務状況チェックやチャット、スマートフォンを活用した社内コミュニケーション、在席確認の仕組み作りを行いました。またセキュリティーリスク対策はリモートアクセスサービスの利用や在宅でのプリンター利用禁止、紙の持ち出しの禁止を徹底しています。

社員間のコミュニケーション作りに課題が残る

場所や時間にこだわらない働き方が実現できるテレワーク。しかしその反面、社員間でのコミュニケーションに課題があります。従業員同士、相手が何をしているか分からなかったり、チームの一体感にかけてしまう事もあるでしょう。チャットツールに気づかず仕事の申し送りや質問、報告が滞る事態にもなりがちです。テレワーク導入の際はタスク管理、工程管理をあらかじめ定める事が大切です。テレワーク導入は仕事の標準化が必要になるでしょう。

勤怠管理があいまいになりがち

出社しない働き方であるテレワークは勤怠管理があいまいになりがちです。休憩もとらずに働き続けてしまうなんて事も。テレワーク勤務時もオフィスで働く時と変わらず勤怠の報告が出来る仕組みづくりが必要です。勤怠管理システムを導入することによりテレワーク時でも勤怠の把握が可能でしょう。パソコンのログを活用したテレワークに特化した勤怠管理ソフトも存在します。

セキュリティーリスクが高まる

セキュリティーリスクの観点からテレワーク勤務の導入は紙資料の持ち出しにも注意が必要です。また、自宅プリンターでのプリントアウトを禁止する必要性もあるでしょう。コワーキングスペースやカフェなどでの勤務時は特に注意が必要です。離席の際はパソコンをスリープモードにすることを徹底したほうが良いでしょう。また不特定多数が出入りするスペースで作業する場合はパソコン、資料の盗難にも注意が必要です。

クラウドソーシングとは？

クラウドソーシングとは「crowd」=「群衆」と、業務委託を意味する英単語「sourcing」の2語を合わせた造語が「crowd sourcing」です。インターネットを通じて企業が不特定多数の業者や個人に仕事を発注をすることが出来る仕組みです。クラウドソーシングが発展する以前は外注者の募集、発注、検収をそれぞれ行う必要がありました。クラウドソーシングではweb上でオールインワンで募集から検収まで行うことが出来ます。不特定多数に発注できるクラウドソーシングに対して特定の者に外注することをアウトソーシングと呼んでいます。

クラウドソーシングもテレワークの一つ

クラウドソーシングを活用して仕事を受注する個人のほとんどが在宅やコワーキングスペースなどで業務に従事しています。クラウドソーシングを活用している個人事業主はテレワーク従事者と言えることが出来ます。テレワークの発展と共にクラウドソーシングの発展が進んだと言っても過言ではないでしょう。クラウドソーシング活用者の多くはすき間時間の活用や副業としてクラウドソーシングを活用しています。

時間外労働等改善助成金（テレワークコース）

厚生労働省が管轄する時間外労働等改善助成金（テレワークコース）とは、時間外労働を改善する目的で助成されます。在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、その実施に要した費用の一部を助成するものです。テレワーク導入にかかる備品費や機械装置等購入費などの対象経費の合計額を定められた補助率で助成する仕組みです。今年度の募集は受付を終了していましたが、新型コロナウィルスの感染拡大の対策として特例的なコースを設けて申請を受け付けると厚生労働省が発表しました。

事業継続緊急対策（テレワーク）助成金（東京都）

東京都では新型コロナウィルス感染症等の拡大防止対策として、令和2年3月6日より都内企業のテレワーク環境整備を支援する助成金の募集を開始しました。東京都の事業継続緊急対策（テレワーク）助成金事業では、都内中堅・中小企業に対し、テレワークの導入に必要な機器やソフトウエア等の経費を助成するものです。パソコンやタブレットなどテレワークに必要な機器の購入が助成対象です。限度額は1企業当たり250万円までとなっています。 これらのテレワーク助成金以外にも総務省による、地方のサテライトオフィス開設における「ふるさとテレワーク」などと言った事業もございます。

テレワークの導入は単に企業にとって経費削減だけではありません。育児や介護などで通常勤務が難しい社員の雇用継続や勤務地にこだわらない採用が可能になります。優秀で多様な人材の確保につながるでしょう。また、相手が見えない場所で働くための環境作りやコミュニケーションの仕組み作りは企業を活性化させます。人材確保が厳しい雇用環境の中でテレワークの活用は企業にとって必要不可欠な取り組みと言えるでしょう。

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