採用業務とは【流れや採用担当者に必要なスキルについてお伝えします】

記事更新日：2023年05月09日｜初回公開日：2023年05月09日

人事担当者の仕事は主に採用・人材育成・人事制度管理・労務管理の4つに分けられます。どの業務も企業にとっては欠かせませんが、その中でも特に採用業務は事業計画などにも影響する為、企業から見ても重要な業務です。少子高齢化や労働人口減少により、年々人材を採用することが難しくなっています。そういった状況下でも企業を運営していくためには人材の確保が欠かせません。採用業務の流れなどについて解説していきます。採用業務に関して知りたい方は、参考にしてみてください。

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採用業務とは

人材を新たに雇用するための一連の業務

採用業務とは、人材を新たに雇用する為の一連の業務の事です。企業運営を行っていく上で、事業計画を達成するには採用業務は欠かせません。採用業務と一言で言っても行うことは多岐にわたり、新卒採用・中途採用を問わず、人材を雇用する為の計画立案や募集・選考、内定者を決定し入社するまでの流れ全てを指します。事業計画を達成するために欠かせない業務であり、企業や従業員の未来を左右する重要な業務の為、人事業務の中でも特に重要な業務と認識されています。

採用業務の流れ

採用計画を立てる

採用業務を行うには、採用計画が必要です。採用計画では、企業の事業計画をベースとして採用を行う時期や人数・雇用形態などを確定させます。採用に掛けることの出来る予算に応じた年間計画の策定が必要です。採用する時期の決定は、いつ入社すれば活躍できるのかを逆算しスケジュールを組んでいきましょう。雇用形態も正社員にこだわり過ぎてしまうと、中々人材を確保出来ない事態に陥る可能性がある為、優秀な人材を採用するためには派遣やアウトソーシングなど様々な選択肢を広げておきましょう。

採用戦略を立てる

採用計画をしっかりと立てた後は、採用戦略を立てましょう。自社で求めている人材を採用するためには、どのように計画を進めていくのか戦略を立てることが重要です。採用するにあたり、どのような競合他社がいるのか、他社と比べて自社の強みは何なのかという事をしっかりと把握しておきましょう。他社に負けない為にも、自社の魅力をアピール出来る採用手法や施策を立てて実行することが大切です。具体的に求めている人物のペルソナを設定するなどし、社内の認識を合わせておくことも欠かせません。

母集団形成を行う

計画や戦略に基づき、母集団形成を行っていきます。母集団形成を行う方法として、求人サイトや自社の採用ホームページ・SNSや説明会など様々な方法があります。従来は求人サイトに求人を掲載し、求職者からの応募を待つ手法が一般的でしたが、最近では企業から求職者に直接連絡をするダイレクトリクルーティングなども増えています。応募者が多く運用コストが安い媒体は魅力的ですが、自社が求めている人材が少ない場合もある為、媒体の選定は慎重に行いましょう。

選考を実施する

母集団形成を行うことが出来たら、選考を行っていきましょう。選考は企業によって行う項目が異なります。書類選考や面接だけでなく、実技試験や適性検査を行っている企業もあります。求職者をしっかりと理解して自社に合う人材を選考するためには、適切な選考内容を実施する必要があります。面接などは候補者にとっても企業を知る大切な場です。企業側の候補者選びというだけでなく、自社の魅力を知ってもらい入社する意思を高めてもらう場だということもきちんと認識しておきましょう。

評価基準を設定する

面接官によって判断にバラつきが出ないように、評価基準を事前に決めておくことが大切です。適切な評価基準が定まっていない場合、面接官の主観が入ってしまい適切な面接を行うことが出来ません。評価基準が明確になっていない採用は、入社後のミスマッチにも繋がる恐れがあります。せっかく採用出来ても、ミスマッチが起こってしまうとコストや時間が余分にかかってしまいます。設定したペルソナを基準に、求めるスキルや人物像の優先順位をつけて面接を行うようにしましょう。

内定後のフォローを行う

採用したら終わりではなく、内定を出した後もしっかりとフォローを行いましょう。採用時期が早く、入社まで時間が空いてしまうと新卒採用の場合学生が不安に感じてしまうことが多く、最悪の場合内定辞退にも繋がりかねません。そういった事態に陥らない為にも、内定承諾を得た後も定期的に学生とコンタクトを取り不安を解消できるようにすることが大切です。内定者研修や内定者ランチなどを実施し、入社後の姿をイメージできる様な場の提供を行いましょう。

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採用担当者に必要なスキル

コミュニケーション能力

採用担当者には、コミュニケーション能力が欠かせません。採用業務では、応募者とだけでなく様々な人とコミュニケーションを取る必要があります。応募者に対しても面接調整だけでなく会社説明や、質問への回答・内定後に向けた説得など様々な業務を行わなければなりません。社内では役員面接に向けての調整や、座談会に参加して貰う従業員の調整なども必要です。また社内の人材会社とのやり取りも必要になる為、コミュニケーションスキルは必要不可欠です。

調整力

採用担当者に必要なのは、調整力です。会社説明会や面接を行う際には、他部署の従業員に協力を要請する必要があります。円滑に採用活動を行う為には、様々な関係先の人とスケジュールを合わせる必要があります。応募者や社内関係者、学校関係・求人会社など様々な関係先との事務連絡や調整業務を同時進行で行わなければなりません。スムーズに採用業務を行う為には、事務処理などを含めて業務を調整して行うスキルが欠かせません。

変化に対応する力

採用担当者に必要なスキルは、変化に対応する力です。少子高齢化で労働人口の減少や、ワークライフバランスの重視から正社員にこだわらない人が増えており、中々計画通りに人材を採用することが簡単ではありません。採用市場は年々変化している為、採用担当者は柔軟に適応していく必要があります。従来のやり方に固執するのではなく、採用のトレンドの把握など情報収集を行いながら新しい採用手法などを取り入れる柔軟性を持つことが大切です。

物腰の柔らかさ

物腰の柔らかさも採用担当者には欠かせないスキルです。応募者はまず最初に採用担当者と顔を合わせます。最も多く採用担当者と接する機会が多く、採用担当者の印象がそのまま企業イメージへと繋がります。その為、採用担当者の物腰が柔らかく話やすいなど良い印象を抱いてもらえると、コミュニケーションをスムーズに行うことが出来、信頼関係の構築を行いやすくなります。応募者以外からも採用担当者はその企業の顔として見られるため、物腰の柔らかさは企業イメージにも繋がる大事なスキルです。

採用業務における課題

社内外でのコミュニケーションが多い

採用業務は、社内外でのコミュニケーションが多いことが課題です。採用担当者は応募者とのやり取りだけでなく、面接に出席してもらう為に役員とコミュニケーションを取り、求人を出す場合は人材会社などともコミュニケーションを取らなければなりません。企業へ入社して欲しい応募者には、他社に取られない為にも綿密に連絡を取り合う必要があり、中々コミュニケーションを減らすことは出来ません。定量化や自動化が難しい為、採用を効率化するには課題と言えます。

業務のシステム化が難しい

採用業務において、業務のシステム化が難しいことが課題となっています。先述したコミュニケーションもシステム化は難しく、採用業務全体を通してみると繰り返し行っている業務が多いように見えます。しかし応募者によって対応は様々です。内定承諾をすぐ行ってくれる人や、承諾に時間が掛かっている人などいる為、相手に合わせた対応が必要になってきます。日程調整はシステム化しやすいように思いますが、システム化してしまうとコミュニケーション不足に陥ってしまうことも考えられ注意が必要です。

変化への対応に工数がかかる

変化への対応に工数が掛かるのも、採用業務における課題です。採用市場ではトレンドや採用手法が年ごとに変わることがあり、他社から後れを取らないようにする為にも最新の情報を取り入れて行く必要があります。しかし新しい取り組みを行うには、時間と労力がかかります。実際に取り入れたとしても、社内にノウハウが蓄積されていない為システム化するにも工数が多く発生します。人材を採用する為に新しい変化を取り入れるほど、業務の効率化を図る事は簡単ではありません。

採用業務を効率化する上でのポイント

選考プロセスの改善点を探す

採用業務を効率化するためには、選考プロセスの改善点を探しましょう。理論上で可能な生産高に対しての実際の生産高の割合を歩留まりと言います。歩留まりは高ければ高い程理想的と言え、歩留まりが明らかに低い場合にはプロセスを改善する必要が出てきます。これは採用でも言えることで、10人内定を出した内の8人が入社したのであれば歩留まりは8割です。この割合が想定より低いのであれば、選考プロセスを改善する必要があります。原因を探して改善を行っていきましょう。

応募者への対応をスムーズに行う

採用業務は応募者への対応をスムーズに行うことで、効率化する事が出来ます。応募者から来た質問に回答するまでに時間が掛かってしまうと、その分自社への興味が薄れ他社に流れてしまいます。せっかく自社に興味を持ってくれている人を流出してしまわない為にも、応募者への対応を迅速に行わなければなりません。しかし採用担当者も業務に追われてしまっている場合は、自動返信メールなどを活用しましょう。応募者への対応を関心が薄れる前に行うことが、採用業務の効率化に繋がります。

採用代行サービスを利用する

採用業務を効率化する上でポイントとなるのは、採用代行サービスを利用する事です。採用業務で最も時間が掛かるのは、面接です。人選にはどうしても担当者の主観が入ってしまい、個人の価値観によって選考結果に影響してしまう可能性もあります。安定的に自社に合う人材を確保する為には、採用代行サービスを活用するのも一つの方法です。採用代行サービスは、採用業務に長けたプロが面接を行う為に自社の工数を使わずに合う人材を確保することが出来ます。

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ITシステムを活用する

ITシステムを活用することで、採用業務を効率化する事が出来ます。採用代行サービスを活用することで、担当者の負担軽減などには繋がりますが、ノウハウを蓄積することは出来ません。長期的な採用業務を効率化したい場合は、自社で完結できる様に応募か内定まで一元管理出来る採用システムを活用しましょう。採用フローを一元管理することで、応募者の手間も軽減することが可能になり結果として応募者が増え、業務効率化に繋がります。

まとめ

採用業務について理解して効率化を図ろう

採用業務に必要なスキルや、採用業務での課題について解説しました。採用業務は様々なプロセスがあり、応募者によって対応も異なる為中々システム化や自動化を行うことが難しい業務です。採用の質を上げるためには、選考プロセスの見直しやITシステムの利用など自社に合った方法を導入する事が大切です。採用担当者の業務は多く大変ですが、自社の状況をしっかりと把握し採用のトレンドなどを取り入れながら採用フローを確立し効率化を図っていきましょう。