IT研修の２つのメリットと効率的に実施する方法【丁寧に解説をします】

記事更新日：2022年04月19日｜初回公開日：2022年04月14日

急速なIT化が進む現代では、日常生活だけでなく業務においても効率化ツールやクラウドサービス、タスク管理ツールなど様々なツールを使う企業が増えてきました。IT化が進む現代社会でPCを扱う機会が多くなり、PCを扱えることは現代の社会人にとって必須の能力になってきました。しかしPCが使いこなす能力や、PCに関する知識は人によってばらつきがあります。そこで現代社会において必要なIT知識やスキルを身に着けてもらう、IT研修が注目されています。今回に記事では、IT研修を導入する際に参考にしていただきたい情報をまとめています。

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IT研修とは

ITスキルを身に付けるための研修

IT研修とは、その名の通りITスキルを身につけるための研修です。IT業界はもちろんですが、IT業界以外においてもPCを使う業務は増えています。現代社会において急速に進むIT化が背景にあり、さまざまな業務効率化ツールやインターネットを通じたサービスが利用されています。現代の社会人には、PCの基本操作ができることやITの基本的な知識を有していることが求められる傾向にあります。そのような時代背景に対応していくため、IT業界に限らず多くの企業でIT研修を行うケースが増えてきています。

ITの専門的な知識をつけるために必要とされる

IT研修は、ITの専門的な知識をつけるために必要とされています。現代社会では日常生活においても急速にIT化が進んでおり、ITに関連する業界や職種でなくとも、ある程度のIT知識が求められます。しかしビジネスシーンで即戦力で使えるITスキルを持っている人材は、まだまだ多くないというのが現状です。IT研修を導入することで、OAスキルをはじめとした基本的なITスキルを社員に身につけてもらうことが可能になります。企業ごとに必要なツールの操作方法など研修内容もカスタマイズすることもできるため、自社でより実践的なスキルを身につけてもらうこともできるでしょう。

IT研修の目的

パソコンの基本的な動作とIT用語の定着

IT研修では、PCの基本動作や用語を定着させることを目的としています。業務でPCを扱う職種であれば、基本的な操作と用語が分からなければ業務がままならないためです。PCの構造や操作方法にくわえて、各機能や部品の名称、用語などを学んでもらいます。IT業界などではより専門的な知識を習得するために、PCの構造やネットワーク、サーバ、データベースといった仕組みを学んでいきます。事務ポジションの社員には、Excel関数やWord文書作成、PowerPoint資料作成など事務作業に必要とされる技術を中心に研修を行います。

業務用ツールの利用方法を周知する

業務用ツールの利用方法を周知するという目的でも、IT研修が利用できます。SlackやGoogleスプレッドシートなど、多くの企業で活用されているビジネスツールも、企業ごとのルールや利用目的によって使用方法が異なります。IT研修の中に業務用ツールの研修を加えることで、基本操作だけでなく企業ごとのルールや利用方法を周知することができるのでおすすめです。企業ごとに使われるツールの操作方法を覚えてもらうことは業務の効率化に直結します。新人のうちに研修を行うことで早い段階で使い方を落とし込むことが可能になります。

IT研修で学べる内容

コンピュータやITの基礎

IT研修では、コンピュータやITの基礎知識が学べます。業務で使うツールの入力操作だけではなく、OSをはじめとしたコンピュータの仕組みや、ソフトウェア・ハードウェアの知識、インターネットがつながる仕組みなども学びます。プログラミング等のより専門的な知識については企業や職種によって必要性が異なりますが、専門性を求めない場合には基本的な知識のみで良いでしょう。まずは、企業に必要な知識をベースにカリキュラムを組むようにしましょう。

ITリテラシー

ITリテラシーとは、ITの知識を活用する能力のことを指します。ITの知識を持っているだけではなく正しく理解し、業務に活用できる力が備わっていることが重要です。ITリテラシーを向上させることで情報漏洩などにおけるリスクを理解し、日々の業務の中で何がセキュリティ事故につながるのかを意識して行動することができます。また業務を効率的に行うためのアイデアを生み、改善提案するといった自発的な行動を促すことも可能です。

セキュリティに関する知識

IT化が進んで便利になる一方で、インターネットを通じた攻撃や情報漏洩が起こる危険性も理解しておく必要があります。情報セキュリティに関する知識を正しく理解し、社員一人一人が日ごろからセキュリティ意識を持って行動することが非常に重要です。そのためセキュリティに関しては、定期的な講習や理解度チェックを行うことが望ましいでしょう。たとえばログイン情報を教えない、離席時にはロックをかける、添付ファイルに解凍パスワードをつける、怪しいURLや添付ファイルを開かないといった基本を教えます。もしこれらが正しく行われなければどういったリスクがあるかということもしっかり理解してもらいましょう。

IT研修を行うメリット

業務の効率化につながる

研修で基本的な知識を得て、日々の業務で使用していると、操作に慣れて効率よく業務を進めることができるようになります。IT化が進む現代社会では、さまざまな業務効率化システムが存在しています。それらを組み合わせてさらに効率的に業務を行うことができることで、工数や残業の削減が可能となります。またIT研修を行った社員が増えれば新入社員への業務指導や教育を任せることができ、社内の人材育成にもつながるでしょう。

アイデアが生まれやすくなる

知識を得て業務で使用していくことで、社員が非効率的な点に気づけるようになります。IT研修を行うことで、そのような気づきが生まれるきっかけを作ることができるでしょう。気づきを通して業務を効率化するためのアイデアが生まれやすくなることは、非常に大きなメリットといえるでしょう。例えばExcelVBAなどを学び自動ツールを作成するといった行動が生まれることで、チームや会社全体の業務効率化に貢献できる社員を育成することができます。

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IT研修を外部に依頼する際に重視すべきポイント

社員が能動的に学べる

外部のIT研修サービスを利用する際には、社員が能動的に学べる内容である事が重要です。ただ授業を聞いているだけではなく、実践問題も交えながら社員が能動的に学べる研修が良いでしょう。能動的に手を動かしながら学ぶことで、より効率的かつ深く理解することができます。また、カリキュラムの必要性が分からないと効果が減ってしまうため、研修を行う前にはなぜITの知識が必要であるかを説明するようにしましょう。

カリキュラムを柔軟に組んでくれる

カリキュラムを柔軟に組んでくれるということも重要です。カリキュラムの内容が適切でないと、研修についていけない社員が出て効果が薄れてしまうためです。研修を行う対象者や開始時期に応じて、カリキュラムを柔軟に相談できることが望ましいでしょう。また外部サービスにもともと組み込まれているカリキュラムの中に、希望の研修内容が含まれない場合は、それを含めるように相談ができるとよりベストです。企業に合った研修内容へカスタマイズすることにより、自社での即戦力育成につながるでしょう。

学習のモチベーションをサポートしてくれる

社員の学習のモチベーションをサポートしてくれることで、研修についていけなくなることを防いで研修を完遂させることができます。研修の進捗は全員同じでも、社員全員がカリキュラムをしっかりと理解できているとは限りません。理解度が低いとモチベーション維持に影響が出るため、個別で質問ができるような環境や理解度に応じたフォローが必要になります。モチベーションが続かないと能動的に学ぶという姿勢につながらず、研修の効率が落ちてしまいます。ただ学ばせるだけではなく、モチベーション維持をサポートしてくれるサービスを選ぶとよいでしょう。

IT研修についていけない社員が出てしまう理由

研修の難易度が高すぎる

IT研修では、研修についていけない社員が出てしまうこともあります。それは、研修の難易度が高すぎてしまうことが理由として挙げられます。より専門的な技術や知識を身につけさせるために業務と直接つながりのない高度な技術まで詰め込んでしまうと、ついていけない社員が出る原因になります。IT系の企業でない限りは専門的で高度な技術は必要ありませんので、本当に必要な最低限の知識や基本的な内容を選定するようにしましょう。

開催時期が適切でない

IT研修についていけない社員を出さないためには、研修を開催する時期も重要です。たとえば繁忙期やプロジェクトの進捗を考慮せずに研修を始めてしまうと、十分な学習時間が確保できないということがあります。その結果、研修の進捗が中途半端になってしまうだけでなく、ついていけない社員が出てしまう原因にもなります。また、研修期間や1回あたりの研修時間が長すぎたり、短すぎても良くありません。効率よく知識を身に着けてもらうために、開始時時期や期間、一回の研修時間についてはしっかりと計画しましょう。

IT研修を効率的に実施する方法

eラーニングを活用する

IT研修を効率的に実施する方法として、eラーニングを活用する方法があります。eラーニングは、さまざまな学習コンテンツがインターネットを通じて視聴可能なサービスです。eラーニングで学べるコンテンツは多岐に渡るため、IT分野の研修においても内容が充実しています。また動画を視聴する形式であるため、講師の手配や教育担当者の時間が割かれることもありません。受講する社員も好きな時に視聴して学習できるため、双方が効率よく研修を進めることができます。

わかりやすい研修内容を選ぶ

IT研修を効率的に実施するためには、分かりやすい研修内容を選ぶことも大変重要です。ITに関連する企業でない場合は特に、ITを全く知らない人でも分かりやすい研修であることが重要です。分かりにくい内容であると社員が研修についていけなくなる可能性が高くなります。自社で研修を行う場合も外部に委託する場合も、教育担当者は研修を実際に聞いてみて社員が完遂できそうであるかを見極める必要があるでしょう。分かりやすくて得られるものが多い研修にするため、しっかりと検討してみましょう。

まとめ

IT研修を活用してITに強い人材を育てましょう

今回は、IT研修の実施におけるポイントなどについて解説しました。現代社会においては、どんな業界でもITに関する技術が取り入れられています。業務を効率化するだけではなく、業界とITをかけ合わせて新たなビジネスを生み出す時代です。現代では社員一人一人がITの知識やスキルを有していることが求められる時代になりました。IT研修をうまく活用して、優秀な人材を育てていくことが重要であるといえるでしょう。IT研修は、ITを知らない社員にもITを知るきっかけを与えることになります。そのきっかけが良質なものであれば、社員の学習意欲が向上してより優秀な人材が育つため、IT研修の内容はしっかりと吟味しましょう。