面談記録が必要となるシーンとは？【面談記録に書くべき項目やポイントなども解説します】

記事更新日：2025年06月17日｜

面談は実施しているものの、その記録が形骸化していて十分に活用できていないと感じていませんか？記録が活かされないままでは、せっかくの時間や労力が無駄になり、社員の課題や成長機会を見逃し、組織全体のパフォーマンス低下に繋がりかねません。解決策は、面談記録の適切な作成と活用です。面談記録の活用は、社員の成長支援、エンゲージメント向上、企業の持続的な成長を実現するでしょう。本記事では、効果的な面談記録の方法とその活用術を解説します。面談の質を向上させ、記録を人材育成や組織力強化に繋げたい人事担当者の皆様に役立つ内容です。

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面談記録とは

面談内容を文書化するプロセス

面談記録とは面談内容を文書化するプロセスといえるでしょう。面談で得た情報を記録として残す文書化プロセスは、後から有効活用するために不可欠です。まず、面談前の準備で記録すべき点を整理し、実施中の要点メモで会話の核心を捉え、終了後の整理・清書で記録シートに反映させ文書として完成させます。一連のプロセスを適切に行うことで作成される面談記録は単なる議事録に留まらず、企業運営を円滑にする人事のための重要な資産となるでしょう。

面談をする目的

信頼関係を築くため

面談をする目的として信頼関係を築くことがあげられるでしょう。関係者間での定期的な面談は日々の業務報告だけでは難しい、本音や懸念など個人的なテーマについて話し合える機会です。対話の場で業務上の懸念やキャリアへの考え、個人的な不安が共有されることで、お互いの人間的な側面を知ることができます。相互理解は組織における心理的な距離を縮め、困ったときに助けを求めやすい関係性につながるでしょう。面談は対話者同士が互いを尊重し、協力体制を築く上で欠かせない機会となります。

部下の成長のため

面談をする目的として部下の成長があります。定期的な面談は部下が自身の業務目標や成長課題を明確にする良い機会になるでしょう。上司との対話を通じて、現状への客観的なフィードバックを得たり、抱える問題点について内省することが可能になります。対話は部下自身が成長の方向性を見出し、必要なスキル開発や行動計画を立てることを促すでしょう。面談は部下一人ひとりが主体的に成長していくための、重要な支援の場となります。

モチベーションを高めるため

面談をする目的としてモチベーションを高めることがあげられます。面談は、部下の貢献や努力を認めて伝える機会になります。成果や取り組みの評価や感謝を伝えることで、部下のやる気を引き出すでしょう。また、業務上の不安やキャリアに関する懸念などを打ち明けるのは、心理的な負担を軽減する効果もあります。期待する役割や将来展望など未来への期待も、会社への貢献意欲や組織との一体感を高めることに繋がります。面談は、社員一人ひとりのモチベーション維持・向上に欠かせない場となります。

面談が必要となるシーン

採用面談

面談が必要となるシーンに採用面談があります。採用面談は履歴書だけでは分からない、候補者の人格や価値観を見極める重要な機会です。面談を通じて、応募者の話し方や考え方、自社の文化・チームとの適合性を確認できます。選考基準に基づいた質問を用意し、応募者一人ひとりの強みやポテンシャルを掘り下げることで、公平な人材評価ができるでしょう。このように採用面談は最適な人材を採用し、入社後のミスマッチを防ぐ不可欠なプロセスです。また、面談を記録して共有することで、複数での公平な評価や最適な人材獲得が可能になるでしょう。

人事面談

面談が必要となるシーンとして人事面談があります。人事面談は既存社員を対象に彼らのキャリア形成や評価、心身の健康状態など幅広いテーマで行われます。面談を通じて社員の目標進捗を把握し、抱えている業務課題やキャリア希望、不安なども聞き取ります。面談は社員の貢献意欲向上、能力開発支援、組織活性化に繋がるでしょう。面談で話し合った内容は記録に残して関係者間で共有し、人事判断や継続的な社員支援に役立てましょう。

営業面談

面談が必要となるシーンの中には営業面談も含まれます。営業面談は顧客との関係を築き、ビジネスを前に進める機会となるでしょう。顧客のニーズや抱える課題を直接把握し、自社製品やサービスの提案を行い、信頼関係を構築・維持することを可能にします。顧客の細かな反応や温度感を肌で感じ取ることで、単なる情報伝達以上の価値を持った機会になります。顧客との営業面談記録は営業担当者にとって、チームや組織全体にとっても重要なビジネス資産となります。

面談記録に書くべき項目

業務内容と目標

面談記録に書くべき項目として業務内容と目標は不可欠です。面談の冒頭で、現在の業務範囲と期待される役割を記録しましょう。次に達成すべき具体的な数値目標と行動目標を設定し記録に残します。目標は後から達成できたか確認できるよう、具体的かつ測定可能である点が重要です。これらの項目を記録することで、部下も自身の役割と目指すべき方向性を理解しやすくなるでしょう。これにより後の面談で内容をブレなく確認し、進捗管理や評価を円滑に進めることができます。

目標に対する進捗

面談記録に書くべき項目として目標に対する進捗があります。部下の現在の目標に対する進捗の確認は、その達成に向けた手助けになるでしょう。計画通りでない場合は原因や課題を早期発見し、必要な軌道修正と次にとるべき行動を決定する機会になります。課題を共有し、悩みを打ち明けることで部下のモチベーション維持にも貢献します。これらの記録は、部下自身の今後の行動や現状を理解する助けとなり、上司の支援・評価に役立ちます。

業務上の成果

面談記録に書くべき項目の一つに業務上の成果があります。業務上の成果の記録は、部下の貢献を正当に評価するために欠かせません。目標達成度だけでなく、業務を通じて生み出した付加価値を可能な限り具体的に記録します。例えばチームへの協力や業務改善、コスト削減、顧客からの感謝の声などです。定量的に示せるものは数値も記録すると、より客観的な評価に繋がります。記録し、面談で共に振り返ることで部下のさらなる貢献への意欲向上に繋がるでしょう。

業務の不安や問題

面談記録に書くべき項目として業務の不安や問題があげられます。記録は社員の業務上の不安や問題を早期に発見し、解決を支援する上で重要です。記録すべき内容は問題となっている事象の原因、社員の感じている心情、会社に求める支援などが良いでしょう。人間関係の悩みやハラスメントの可能性などデリケートな内容の場合は、具体的な言動や日時なども含めて正確に記録します。正確な記録は後々の事実確認や対応判断に不可欠であり、コンプライアンス遵守や組織全体の課題・リスク対応に活用できます。

フィードバック

面談記録に書くべき項目としてフィードバックは欠かせません。部下の成長支援や公正な評価に不可欠な情報だからです。面談で伝えたフィードバックの内容（良い点、改善点）や理解度を記録することで、社員の現状把握に役立つでしょう。フィードバックが一方的な伝達で終わらないように、特に重要なのは社員の理解度を記録することです。記録はその後のフォローアップや評価、部下の行動変容・成長確認に活用でき、人事評価の参考情報となり継続的な人材育成の参考資料として有効です。

今後の目標

面談記録に書くべき項目として今後の目標があげられるでしょう。面談での対話やフィードバックを踏まえ、部下自身が納得できる形で次に目指す目標やアクションプランを設定します。目標を具体的に設定すると日々の業務における優先順位付けを助け、判断の迷いを減らす効果が期待できます。必要な支援内容なども明確にすることで、社員のモチベーションや成長意識が高まるでしょう。目標設定は所属部署や企業全体の目標との連動を意識させ、貢献意欲を高める効果があります。

面談記録を書く際のポイント

時系列に沿って書く

面談記録を書く際のポイントは時系列に沿って書くことです。面談の開始から終了まで、会話の流れに沿って各項目の内容を記載することで、面談で何がどのように話し合われたのかを後から追体験しやすくなります。これにより、記録全体の文脈や論理的なつながりを容易に追うことができるでしょう。正確な文脈理解は、後の判断や対応における誤解防止に不可欠です。時系列で記録されていると、後から特定の面談を探しやすく、情報の一元管理や対象者の変化を追跡することも容易になります。

表現を揃える

面談記録を書く際のポイントに表現を揃えることがあります。面談記録を複数人が作成したり、閲覧する場合に表現の統一は記録の品質と使いやすさを保つ上で大切です。記録に使用する専門用語、評価の尺度、部下の発言の引用ルールなど、あらかじめ一定の基準やガイドラインを設けておくと効果的です。表現が統一されていることで、記録を読む担当者や管理職は内容を誤解なく理解できるでしょう。記録に基づいた人事評価や判断の公平性を保つ上でも表現を揃えることは重要です。

内容を簡潔に書く

面談記録を書く際のポイントとして、内容を簡潔に書くことがあげられるでしょう。面談での会話全てを文字起こしせず、最も重要な要点、決定事項、合意事項、具体的な行動計画などを絞り込んで記載します。冗長な表現や個人的な感情論を避け、事実と客観的な所感を区別して記述することが大切です。簡潔な記録は作成時間の短縮に繋がり、後からの参照も容易になります。内容を簡潔に書くことは、情報資産としての記録を迅速に機能させるために重要なポイントといえるでしょう。

テンプレートを活用する

面談記録を書く際のポイントとして、テンプレートの活用があります。面談記録の作成効率と品質を同時に向上させるためには、テンプレートの活用が有効な方法です。面談の種類や目的に応じて、事前に必要な記入項目が網羅された記録シートやフォーマットを用意します。これにより、記録漏れを防ぎ、常に一定の基準で情報を収集・整理できます。無料のテンプレートも存在するため、自社の実務に合わせてカスタマイズして利用を提案すると良いでしょう。テンプレートは記録作業の負担を減らし、面談そのものや記録の共有・活用といった重要な活動に時間を使えるようにします。

まとめ

面談記録をし質の良い面談を心がけよう

面談を記録をして、質の良い面談を心がけましょう。面談記録を作成することは、単に履歴を残す行為ではなく、実施する面談の質そのものを向上させるための重要な取り組みです。記録があることで前回の面談内容や約束事を踏まえた、より深く継続的な対話が可能になり、部下との信頼関係が深まるでしょう。また、記録に残すことを意識することで面談の目的が明確になり、準備もより入念に行うようになります。面談記録を習慣化して記された情報の活用をすることで部下との関係性強化、成長支援、モチベーション向上といった、面談の目的達成に大きく貢献します。