エンゲージメントツールはどうやって使いこなす?【メリットやデメリット等を紹介します】

記事更新日:2020年12月07日 初回公開日:2020年12月07日

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従業員のパフィーマンスに満足できているでしょうか。社員の離職に不安や課題を感じてはいませんか。近年働き方の多様化で、企業の従業員の繋がりが重要視されるようになっています。この深い繋がりや密な関係性を「エンゲージメント」といいます。「エンゲージメント」は人事にとってかなり重要なものであるでしょう。エンゲージメントには、顧客エンゲージメントと従業員エンゲージメントの2つが存在します。今回は主に従業員エンゲージメントをについてご説明していきます。便利なツール3つもご紹介しているのでチェックしてみてください。

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エンゲージメントとは

顧客エンゲージメント

まずは顧客エンゲージメントとはどういったものを指すのでしょうか。こちらは主に顧客と企業の関係性を表す際に用いられます。企業が商品やサービスを提供する限り、企業の顧客が存在します。顧客エンゲージメントが高いほど提供する商品やサービスへの愛着が高まり、企業への支持率やリピート購入に繋がるでしょう。エンゲージメントが高い顧客が増加すると口コミやSNSなどの宣伝にも影響を与えるのです。そのためエンゲージメントが高い顧客の存在も会社経営に大きく関わっているといえるのです。

従業員エンゲージメント

従業員エンゲージメントとは企業と従業員間の絆のようなものでしょう。企業と従業員が同じ目標を持ち、同じ未来を描いている状態が好ましいといえます。企業の目標を的確に理解し、従業員自身が求められている姿がイメージ出来ると各々が起こすべき行動が明確になるためパフォーマンス力に繋がります。社員自身が企業の一員であるという当事者意識を持ち、積極的に行動を起こすような前向きな姿勢に繋がります。そのため売り上げなどの成果だけでなく、企業の雰囲気も良好なものになります。

エンゲージメントツールと従業員満足度の違い

エンゲージメントとは相互の繋がりを指す

従業員満足度とは一般的に、従業員から企業への一方的な評価を指すものです。英語では「Employee Satisfaction(ES)」と表現されます。これに対し、エンゲージメントとは、従業員が企業の理念や方向性を理解し、共感しているかという相互関係のもとに成り立ちます。エンゲージメントが高い従業員は、企業の目標に向かって積極的に考え行動する傾向にあります。そのため、度々指示を仰ぐことなく、生産性の高い業務を期待できるのです。

人事の配置に活用

エンゲージメント調査によって明確になった課題を人材配置の改善に活用することが可能です。一人一人の特性に合わせた人事を組むことで、能力が最大限に生かされることでしょう。アンケートを通して従業員のなりたい姿を把握することも可能です。例えば、アンケートに従業員が希望する課が記載されていれば異動の検討や面談をするのも一つでしょう。チャンスを与えることで企業への愛社精神や個人のモチベーションにもつながります。

エンゲージメントツールの目的

見えない予兆課題の発見

エンゲージメントツールを用いる目的の1つとして、見えない課題の把握という点があります。売り上げや達成率は数字で顕著に現れるため、現在の課題を見つけやすいでしょう。しかし、社員のモチベーションや意識は確認しづらいものです。そのためアンケートを匿名で行えば、社員が口にしにくい本音や意見の確認が期待できます。早急に問題を発見し、解決することで社員のエンゲージメントやモチベーション向上に繋げることが出来るでしょう。

生産性・業績アップ

2つ目は社員の生産性や業績アップが目的です。エンゲージメントツールを用いたアンケートにより、従業員を深く知ることができます。人事配置を行う際にエンゲージメント調査の結果を用いることで、従業員の適性や目標の把握が可能となり適材適所に合わせた最適な配置に繋がります。それにより従業員のモチベーションが向上し、仕事への姿勢がより積極的なものへと変化していくでしょう。パフォーマンス力が上がると自然と売り上げなどの数字に表れ、企業の業績アップにも繋がります。

エンゲージメントツールのメリット

従業員自身の成長や生産性の向上

エンゲージメントツールの導入により企業と従業員の目標を明確にすることで、従業員のモチベーションが高まり、従業員のパフォーマンス向上などが期待できます。人材流失を抑えることが出来れば、組織としてのスキルレベルを保った業務の安定的な遂行も期待できるでしょう。社員のパフォーマンス向上は、アウトプットの質・量や顧客満足度の改善にも結びつき、業績の向上にもつながります。組織全体が活性化し、ポジティブな影響をもたらすことにつながるといえます。

従業員の意見の質が向上

エンゲージメントツールの導入により最適な人事配置ができれば、社内のコミュニケーションも活発になっていきます。発言が得意な社員と苦手な社員に分かれることがあります。そのような時にはエンゲージメントツールのアンケートを利用しましょう。なぜならば匿名でエンゲージメント調査を行うことで発言の少ない社員の意見も聞くことができるからです。人間関係も改善されると働きやすい環境に繋がります。社内の雰囲気が良くなると従業員が吸収できる仕事の質も向上します。

離職率が低下し人材が定着しやすくなる

少子高齢化で労働人口が減少している現在は、退職希望者を出さないことが重要になってきます。離職者を出さないためにエンゲージメントツールが役立ち理由は3点です。1つ目は企業の方針が正しく従業員に理解されているのかを確認出来ること。2つ目は従業員が職場環境や職務内容、人間関係などに満足した状態で働けているかなどアンケートにより確認出来ること。3点目は離職の兆候がある従業員を早期発見することも可能です。方法によっては課題解決や面談により退職を防ぐことが期待できます。

エンゲージメントツールのデメリット

面倒であるというイメージ

エンゲージメントツールを利用するデメリットの1つとして、面倒であるというイメージを持たれる方もいるかもしれません。近年エンゲージメントツールを耳にすることもあるでしょうが、理解していない人からすれば少し抵抗もあるはずです。目的を明確に伝え、アンケートの回答者に納得してもらい、不安をなくすことが重要になります。質問の中には個人を特定されるとなると真実を答えづらいものも存在します。そのため、基本的には匿名にし、その旨を回答者にも伝えておきましょう。

結果によっては問題点が膨大に浮上する

エンゲージメント調査により今まで見えなかった課題が浮上することでしょう。業績や売り上げ、クライアントとの関係など企業には常に様々な取り組むべき事柄が存在します。企業の方針がきちんと従業員に伝わっているという調査結果が出れば問題ありません。しかし多くの場合はそうではありません。調査結果によっては膨大な問題点が浮上するのです。従業員の業務時間を削り行われた調査なので、フィードバックも必要になります。そのため、場合によっては取り組むべき課題が増加することでしょう。

コストを要する

エンゲージメントツールは数多く存在し、サービスを利用する際には利用料金が必要となります。自社に合わせたプランの設定が可能な場合もあります。調査したい項目が多いほど料金もかかることが多いため、企業に応じて検討が必要です。より効果的な結果を出すために、エンゲージメントツールによる調査は定期的に行う必要性があるでしょう。例えば年に数回行う場合、その分のコストと時間を要します。事前に予算を決めておき、自社の状況に合わせたプランを検討しましょう。

エンゲージメントツールの注意点

必要性を伝え続ける

アンケート回答者の中には「仕事時間が削られる」「面倒くさいもの」といったマイナスイメージを持つ人もいるでしょう。エンゲージメント調査にはコストと時間が使われています。アンケートへの回答が不十分だと、十分な結果が得られない可能性があります。最大限に活用可能な結果を出すために、調査前に従業員に対し目的を明確に伝える必要があります。質問項目の数も様々選択が可能です。アンケート回答によって個人の意見を反映する機会になる旨をきちんと伝えることが重要でしょう。

時間を要する

エンゲージメントツールを適用する注意点の2つ目は時間を要する点です。時間を要するポイントは2箇所存在します。準備期間と実施期間です。まずエンゲージメントツールやプランは複数存在するため、自社に最適なものを選び抜き、さらには社員に調査を行う必要性を伝える準備期間が必要です。次に実施期間です。調査は勤務時間中に実施されることが好ましいでしょう。おおよそ20分程度で回答が完了するものが多いですが、回答中は作業が止まってしまうので注意しましょう。

エンゲージメントツールの活用事例

jinjerワーク・バイタル

ここからはエンゲージメントに活用できるツールを3つご紹介していきます。1つ目は「jinjerワーク・バイタル」です。こちらはコンディション管理に特化しています。アンケートの管理から、集計、分析まで進めてくれるツールで、人事関連に最適とされています。さらに、ストレスチェック機能も導入されており、従業員の見えない部分も管理することができるのではないでしょうか。面倒なイメージから回答を後回しにされている場合には未回答者にリマインダーが送信されます。忘れていた場合でも期限内の回答が期待できるでしょう。

モチベーションクラウド

2つ目は「モチベーションクラウド」です。こちらは特に組織内の意識向上に最適なツールです。PDCAがポイントとされているツールであり、自動でPDCAサイクルの管理をしてくれるのです。まずは従業員のアンケート結果をもとに分析をし、企業や管理職者との意識の相違を見つけ出します。こちらは6,620社、157万人の実績をもとに様々な角度からの分析が行われます。少数の問題解決から複数の問題解決まで幾つかのプランが用意されているため、自社に適したプランでツールの活用が可能です。アクションプラン作成に迷った際にも、企業のデータに合わせたおすすめプランが提案されるため、より効果的にアクションを取ることができるでしょう。

テガラみる

3つ目は「テガラみる」です。こちらは社員から新人やアルバイトまで幅広い層のフォローが期待できるツールです。ポイントはツール利用の気軽さです。「心のお天気」といって、終業後の気持ちを最短30秒で登録することが出来ます。チャット機能やスタンプやコメントによる返信も可能なので、テレワークなどの遠隔環境でもフォローが期待できるでしょう。さらに、フォロー代行の機能も備えられています。これはプロのフォロワーがスタッフの管理を担当してくれるものです。

まとめ

エンゲージメントツールを適切に周知してもらう必要がある

今回はエンゲージメントツールについてご説明してきました。企業に合わせたエンゲージメントツールの活用が大切となるので、エンゲージメントツールの導入を検討している企業は複数のツールを検討してみることをおすすめします。その後エンゲージメントツールを従業員に周知していきましょう。近年人事制度に関して注目されている便利なツールの1つです。適切に活用することが出来れば従業員のモチベーションを高め、パフォーマンス力の向上も期待することができるでしょう。

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