在籍証明書とは【記載項目の例や注意点についてお伝えします】

記事更新日：2023年03月23日｜初回公開日：2023年03月23日

企業に所属している証明として、在籍証明書と言うものがあります。退職証明書は耳にしたことがある人も多いかもしれませんが、在籍証明書というと身近にあまり感じないかもしれません。在籍証明書は転職先から求められる場合や、子供が保育園に入園する際などに求められることが多い書類です。在籍証明書は雇用形態に関わらず発行を依頼することが出来る為、正社員だけでなくアルバイトでも発行を依頼することが出来ます。在籍証明書を発行依頼する際の注意点などについて解説していきます。在籍証明書を取得したいと考えている人は、是非参考にしてみてください。

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在籍証明書とは

企業への在籍を証明する書類

在籍証明書とは、企業への在籍を証明する書類です。現在あるいは過去に対象となる従業員が、企業に在籍していたことを証明する文書です。企業によっては、「勤務証明書」「雇用証明書」と呼んでいるところもあります。在籍証明書があまり身近に感じない人もいるかもしれません。しかし転職を行う際や、賃貸契約で求められることもあります。在籍証明書は、企業に在籍していることを示す証明書の為、雇用形態に制限はありません。正社員だけでなく、パートやアルバイトをしている全ての従業員が対象となります。

公的な書類ではない

在籍証明書は、公的な書類ではありません。在籍証明書は、法律で作成を義務付けられている訳ではなく企業側が任意に作成している書類です。任意で作成している為、形式や名称が決まっておらず、企業によって在籍証明書の名称や形式は異なります。また作成自体が義務付けられていないことから、企業側が在籍証明書を発行する必要はありません。発行したとしても、発行した書類に責任を負う必要はなくあくまでも任意の公的ではない書類として扱われます。義務付けられている書類ではない為、必要な場合は事前に確認しましょう。

在籍証明書のもらい方

人事部や総務部に依頼する

在籍証明書を貰うには、人事部や総務部に依頼して発行してもらいましょう。在籍証明書の提出が必要になった場合は、在籍している企業の総務または人事に作成してもらうことが可能か確認しましょう。先述したように、法的な書類ではない為形式は企業に準じています。どういった項目が必要になるのか、事前に在籍証明書のフォーマットが決まった物で提出するように求められている場合などは、しっかりの総務や人事に共有することが大切です。提出期限に余裕を持って作成依頼を行いましょう。

在籍証明書と退職証明書の違い

必要とされる場面が違う

在籍証明書と退職証明書は、必要とされる場面が異なります。退職証明書は、従業員が退職した事実と企業に在籍していた際の内容を証明する書類です。退職証明書は、転職を行った際に提出を求められ、国民健康保険や国民年金の加入・ハローワークでの失業保険を申請する際に提出を求められる書類です。在籍証明が求められる場面は、マンションなどの賃貸契約を行う際や、子どもが保育園や幼稚園に入園する際に求められることがあります。必要とされる場面は異なりますが、在籍証明書も退職証明書も決まったフォーマットなどはありません。

在籍証明書は発行義務がない

退職証明書は必ず発行しなければなりませんが、在籍証明書は発行する義務はありません。退職証明書の交付は、労働基準法22条で義務として定められています。企業側は従業員から退職証明書の交付を求められた場合には、遅延することなく発行しなければなりません。退職証明書とは反対に、在籍証明書には企業側に発行の義務がありません。退職証明書の交付は法律で義務付けられている為、発行した書類に企業側の責任が発生します。しかし在籍証明書は発行義務がない事から、発行した企業は責任を負う必要がありません。

在籍証明書の記載項目の例

氏名などの基本情報

在籍証明書には、必ず記載しなければいけない項目がいくつかあります。従業員の氏名などの基本情報は必ず記載が必要です。基本情報とは、氏名・性別・生年月日・住所などです。氏名や住所などは、戸籍に記載のある情報と同じものである必要があり、旧字体の人や結婚して苗字が変わっている場合に注意しなければなりません。性別も必ず記載が必要な項目の一つです。氏名だけでは判断できない場合もある為、勝手に判断せずに従業員本人に確認することが大切です。住所も省略して記載するのではなく正確な住所をきちんと記載するようにしましょう。

勤務先に関する情報

勤務先に関する情報も記載が必要です。従業員が所属している証明書のため、勤務先の住所や連絡先などの記載が欠かせません。在籍証明書は任意の書類であり、作成する義務は発生していません。しかし、作成をした際には記載している内容を証明するために会社の捺印や印鑑を押す必要があります。ペーパーレス化なども進んでいる為、提出先によっては捺印が不要な場合もありますが在籍証明書の会社印は内容の証明になり、捺印が一般的とされています。社長印の押印に社内規程などある際には、従業員に人事部長など権限保有している人の押印で問題ないか確認しましょう。

年収に関する情報

年収に関する情報も、在籍証明書に必要な記載項目です。年収に関する情報に関しては、従業員の基本情報や勤務先情報に比べて必ず記載されているものではありませんが、従業員の希望によって記載されることもあります。年収だけではなく、雇用形態や職場においての地位・勤務日数や就労時間など様々な情報を記載します。記載項目が決まっていない為、年収などについての項目は提出先に求められている情報のみ記載が必要です。その為、何を記載しなければいけないのかしっかり確認しましょう。

在籍証明書が必要な場合

転職をする場合

転職をする場合に、在職証明書を求められることがあります。企業により異なりますが、提出された履歴書や職務経歴書は個人が作成した書類である為、経歴詐称などの可能性も否めません。提出された書類と内容を元に齟齬がないかを確認するために、在籍証明書の提出を求められることもあります。また、過去の在籍年数などを元にして給料計算に反映を行う場合もある為、企業によって様々な方法で在籍証明書が活かされています。外資系に転職する場合には、在籍証明書の作成を英語で依頼されることもある為注意しましょう。

ビザの手続きを行う場合

ビザの手続きを行う場合にも、在籍証明書が必要です。在日外国人が日本で働く為には、在留資格の申請やビザの申請を行う必要があります。就労資格の申請や更新には、必ず在籍証明書の提出が求められます。ビザの手続きの際に必要な在籍証明書も決まったフォーマットは特にありません。フォーマットなどはありませんが、記載が必要な項目は決まっている為必ず記載しなければいけない項目は、申請者に事前に確認してもらうか入館管理局に確認をしておきましょう。外国人の転職者を雇用する際にも必要になるので、必ず覚えておきましょう。

子供が保育園などに入園する場合

在籍証明書の代表例として、子供が保育園などに入園する場合に必要になります。保育園などは入園できる園児の数に限りがあり、親が働いており日中保育を行うことが出来ない事を証明する必要があります。保育の必要性の判断は、親が働いているかどうかの確認を元に行います。在籍証明書は日中保育が行えない証明の一つとして有効です。入園前だけでなく、定期的に提出を求められます。また入園の際の審査には、母親だけでなく父親の在籍証明書を求められることもあります。更に祖父母などと同居している場合には保育が出来ない状況を証明する為に、祖父母の分も求められる可能性があります。

引越しやローンの審査をする場合

在籍証明書は、引っ越しやローンの審査をする場合にも提出を求められます。毎月安定した収入を得られているかを確認するために、在籍証明書が必要です。賃貸契約では、企業への在籍状況や毎月の家賃を支払えるのかの確認を行い、住宅ローンでは年収などから契約する予定のローンを返済する能力を持ち合わせているのかを確認します。また支払能力があるかどうかの確認だけではなく、賃貸やローンを貸す対象となる人が信用できるかの確認で活用される場合もあります。但し収入だけを確認する場合は、源泉徴収票で十分なので必ずしも提出を求められる訳ではありません。

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在籍証明書に関する注意点

退職すると発行してもらえない

在籍証明書に関する注意点は、退職すると発行して貰えないという点です。在籍証明書は、企業に在籍していることを証明する書類です。その為、既に退職している企業に対して在籍証明を発行してもらうことは出来ません。既に企業を退職しており、新しく入社した企業から在籍していた証明書を発行してもらうように言われた場合には、在籍証明書ではなく退職証明書で問題ないか確認しましょう。在籍証明書は企業にとって発行義務はありません。しかし退職証明書は必ず発行しなければならない為、提出を求められた先に確認しましょう。

自分で書いても効力がない

在籍証明書は、自分で書いても効力が発生しません。在籍証明書は企業としての発行義務は発生していませんが、企業に発行してもらえなかったからといって自分で作成しても効果はありません。会社として発行する義務はありませんが、在籍証明書には社印や人事責任者などの押印を必ず押しておく必要があります。ペーパーレス化などが進み、押印を省略している物も増えてきていますが企業が発行したという証明は記載されます。その為、その証明が記載されていない在籍証明書には効力が発生しません。

期間に余裕を持って依頼する

在職証明書を出してもらいたいときは、期間に余裕を持って依頼するようにしましょう。先述したように、在籍証明書は企業の発行義務はありません。在籍証明書が必要になる場面は、子供が保育園に入園する際など他の従業員とタイミングが重なることが考えられます。退職証明書と異なり必ず行わなければならない業務ではない為、発行をお願いする場合は提出期限に余裕を持って作成をお願いするようにしましょう。提出ギリギリになって作成を依頼してしまうと、担当者の負荷が高まるだけでなく書類に不備が発生する可能もある為、注意しましょう。

必要項目を正確に伝える

必要事項を正確に伝えることも在籍証明書を発行してもらう際に大切なことです。在籍証明書に記載する内容は、提出先によって異なります。その為作成する際には、在籍証明書を使用する目的と必要な記載事項を確認しておきましょう。作成した後に必要事項の記載がないといった事が起きないように、制作を依頼された従業員に対して提出先にしっかりと確認してもらうようにしましょう。作成が集中する時期もあり、人事担当の負担が高まることも考えられる為何度も確認が必要にならないよう注意が必要です。

まとめ

在籍証明書をスムーズに取得しましょう

在籍証明書が必要とされる場合や、発行依頼する際の注意点などについて解説しました。在籍証明書は、転職を行う場合だけでなく従業員が住宅ローンを組む際や、外国人労働者を採用する際などに必要になる書類です。在籍証明書は企業として作成の義務はありませんが、従業員に作成を求められたら作成を行うことが一般的です。提出先によって在籍証明書に記載する内容は異なる為、作成してもらう際には記載が必要な項目を事前に伝えるようにしましょう。作成を依頼する際には、早めに依頼をして担当者の負荷にならないよう注意し、在籍証明書をスムーズに取得しましょう。