採用活動におけるペルソナとは【作り方や注意点について解説します】

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採用したい人物像のこと

採用におけるペルソナとは、採用したい人材の人物像を作り上げることを指します。入社後のミスマッチを防ぐためには、採用の募集をかける前にどのような人材を採用したいのか、つまりペルソナを明確にする必要があります。採用におけるペルソナを設計すると、早期退職を防ぐことにも繋がります。自社で採用したい人材の性別や年齢などの具体的な情報を設定し、ペルソナを作成していきます。ペルソナを設定することは採用活動を行う上で非常に役立つので、すでに多くの企業で取り入れられています。

設定の方法が異なる

ペルソナと似ている言葉として、「ターゲット」という言葉があります。どちらもマーケティングでよく使用される言葉です。ペルソナとターゲットでは、設定方法が異なります。ペルソナでは人物を詳細に作り上げるのに対して、ターゲットは求める人材の条件を絞り込むイメージです。ペルソナは一人の架空の人物として、趣味や価値観に加え行動特性なども含めて詳細に想定します。一方でターゲットは年齢や性別、さらに年収などの基本的な人物像を想定するので、ペルソナほど細かく設定されていません。

入社後のミスマッチを防ぐ

採用におけるペルソナを設定することは、入社後のミスマッチを防ぐために重要です。最近では、入社後にミスマッチが発生してしまったという悩みを抱えている人事担当の方が多いようです。加えて早期退職してしまう人が増えています。理由としては、「仕事が自分に合わなかった」ということを挙げている人が多いようです。それは、面接時に人材を見極められなかったのが原因かもしれません。ペルソナを設定しておくと、設定した内容に合わない人材を採用枠から省くことができ、人材を見極めやすくなるでしょう。

採用の目的を明確化する

採用におけるペルソナを設定するには、まず採用の目的を明確化しましょう。理想の人物像を作り上げるためには、「なぜ人材採用を行うのか」を考えることが企業にとって最も重要です。新卒採用などで新たな人材を募集する際には、なぜ今いるメンバーを増やす必要があるのか、どのような人材が足りていないのかを考えます。欠員を補充するための募集であれば、同じような能力を持っている人材を採用するのか、1から指導していくのかを考える必要があります。採用目的を明確にしたうえで、ペルソナ設定を行いましょう。

現場に必要な人材を調査する

ペルソナを設定するために、現場に必要なのはどのような人材なのか調査を行いましょう。部署や職種によって、必要とされる能力やスキルが異なります。調査を行う際に、その部署に対してどのようなヒアリングを行えばいいのかわからないというケースも考えられます。そのような場合には、絶対条件、あれば嬉しい条件、不必要な条件の3つを聞くようにしましょう。絶対条件と不必要な条件が明確になっていると、ペルソナを設定する際に役立ちます。あれば嬉しい条件は、あまり重要視しすぎず研修の中で身に着けてもらうことを視野に入れてもいいかもしれません。

優秀な従業員を調査する

現場の調査が終わったら、次は優秀な従業員に調査を行いましょう。優秀な従業員を調査するということは、どのような人材が自社で活躍できているのかを知るきっかけになります。自社に就職することになったきっかけだけでなく学歴や仕事の実績、行動特性などをリサーチして分析してみましょう。優秀な従業員のデータを集めると、彼らの共通点を見つけることができるかもしれません。対人スキルであれば自分の意見を主張できる人が活躍しているのか、それとも全部の意見をまとめて新たな意見を出す人が活躍しているのかなどが分かります。

求める人物の条件を書き出す

採用におけるペルソナを設定するために、求める人物の条件を書き出していきましょう。これは、ペルソナを設定する土台となるため非常に重要な工程です。まずは現場や従業員に調査した結果に基づき、思いつくままに求める人材の条件を書き出していきましょう。次に、書き連ねた単語を1つのストーリーとなるように文章化していきます。現場で調査した際にでてきた絶対条件を含めると、自社が求めている条件を作りやすくなるかもしれません。

ペルソナシートに書き込む

求める人物の条件が決まったら、ペルソナシートに書き込んでいきましょう。ペルソナシートとは、先ほど書き出した求める人材の条件をまとめたものです。ペルソナシートを作成する際には、内容を具体的なものにすることを意識しましょう。また、書き込む前に設定するペルソナを精査することが重要です。求める人物の条件を書き出す段階では、思いつくままに必要な条件を出してもらいました。しかしペルソナシートに書き込む際には、条件を精査して求める一人の架空の人物を作り出すことが大切です。

設定したペルソナに沿って募集と選考を行う

ペルソナが作成できたら、設定したペルソナに沿って募集と選考を行いましょう。たとえペルソナを設計したとしても、新しい人材を採用できなければ意味がありません。ペルソナを設計したら、できるだけ早く募集をかけましょう。募集をかける際に、設定したペルソナに沿った条件と企業からのメッセージを載せると効果的です。なぜなら、募集の時点である程度求める人物像に近い人材に絞れるからです。募集が多く集まりすぎると書類選考の時点で時間と労力を使ってしまうので、募集をかける際に自社が掲げているペルソナを伝えるようにしましょう。

プロフィールに関する情報

ペルソナを設定する際には、プロフィールに関する情報を決定しましょう。プロフィールに関する情報には年齢や性別、学歴などが含まれます。それらの情報をもとに社風に合っているか、男女や年齢の違いによって仕事に支障がでないかどうかなどを考える必要があります。例えば体力を使う仕事内容であれば、より力のある男性を選ぶべきでしょう。国際的な仕事で英語を必要とする場合であれば、英語圏の国籍を持っている人材が適していると考えられます。

スキルや経験など仕事に関する情報

スキルや経験など仕事に関する情報も、ペルソナを設定するうえで大切です。採用の目的を明確にした際に新卒採用か中途採用を行うかを決定しましたが、特に中途採用の場合にはスキルや経験など仕事に関する情報を設定することが重要となります。なぜなら中途採用を行う際には即戦力となる人材を採用したいという場合が多いからです。その業務に関わるスキルや経験を保持していると、1から指導するよりも早く業務内容を覚えることができます。任せたい仕事にはどのようなスキルや経験が必要とされるのかを明確にしましょう。

パーソナリティに関する情報

ペルソナ設定で決めるべき項目には、パーソナリティに関する情報も含まれます。これまでの条件が合致していても、人柄や価値観が自社と一致していなければ、一緒に仕事を行っていくことが難しくなるかもしれません。例えばあるプロジェクトのまとめ役となる人を必要としている場合は、リーダーシップがあり面倒見がいい人を採用するといいでしょう。一方で地味にコツコツ作業をすることが好きな人であれば、うまくまとめることが難しいかもしれません。配属先の人柄や価値観と合うような人を選びましょう。

社内で求める人材の共通認識を持つことができる

採用におけるペルソナを作成するのには、社内で求める人材の共通認識を持つことができるというメリットがあります。そのため、ペルソナを設定したら社内でそれをしっかりと共有しましょう。ターゲットの場合は描いている人物像が抽象的で曖昧なため、想像する人物像が人によって異なります。しかしペルソナの場合は条件などを詳細に決めているため、企業内で求めている人物像や認識の違いを防ぐことができます。社内で共通認識を持つことができると、面接を行う際に面接官によって採用基準が異なるというようなトラブルも防げます。

細かく書き出しすぎない

採用におけるペルソナを設定する際には、細かく書き出しすぎないことを意識しましょう。細かく書き出しすぎると、設定したペルソナと合致する人材が非常に限られてしまいます。また、細かすぎてどのような人材を採用すべきなのか分からなくなってしまう可能性もあります。細かすぎる書き出しの例としては、使っているスマートフォンの種類や休日に行っていることなどを設定してしまうケースなどがあげられます。大切なのはどのような人物なのかをイメージすることであり、ペルソナを設定することそのものではありません。人物像に直接関係のないようなことは細かく設定しすぎないようにしましょう。

定期的にブラッシュアップする

採用におけるペルソナを設定したら、定期的にブラッシュアップをしましょう。ペルソナは、設定してそれで終わりというわけではありません。同じペルソナを使い続けるのではなく、状況に応じて変えていく必要があります。ペルソナを設定しても応募者が少ない場合や、書類選考の時点で条件に合う人物が見つからない場合などは十分にあり得ます。そのような際、頑なにペルソナで決めた人物しか採用しないというスタンスでいると、最悪の場合、誰も採用できないという可能性もあります。問題を解決していくために、状況に応じてブラッシュアップしていくことが大切です。

設定したペルソナを求職者に伝える

採用におけるペルソナを設定したら、ペルソナを求職者に伝える必要があります。先ほど、ペルソナを設定しても応募者が少なく条件に合った人材が見つからないなどの問題が起きることをお伝えしました。これらは、設定したペルソナが求職者に伝わっていないのが原因かもしれません。採用の募集をかける際に自社が掲げているペルソナを一緒に載せるなど、求職者の目に留まるような工夫をしましょう。そうすることで、書類審査の時点で採用したい人物像に近い人材が多くなるでしょう。

ペルソナを設定して求める人材の採用に努めよう

求める人材からの応募を増やして入社後のミスマッチを防ぐためには、採用におけるペルソナを正しく設定することが大切です。採用におけるペルソナを設定すると、社内で求める人材の共通認識を持つことができます。採用におけるペルソナを設定することは、企業の発展にも貢献するでしょう。しかし、ペルソナは設定してそれで終わりではありません。状況に合わせて定期的に設定したペルソナをブラッシュアップする必要があるのです。採用におけるペルソナを設定し、より効率的な採用活動を行いましょう。

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