OFF-JTとは？【意味やOJT・自己啓発との違い、進め方を解説】

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業務から離れて行う座学の集合研修のこと

OFF-JTとは、業務から離れて行う座学の集合研修のことです。通常の職場環境から一時的に離れて、会議室や外部施設、オンライン環境などで特定の知識や理論を集中的に学びます。現場での実務経験だけでは習得が難しい体系的な理論や、企業全体の理念、法改正に伴う新たなルールなどをインプットする機会といえるでしょう。現場の忙しさに左右されず、落ち着いた環境で学習に専念できる点が特徴です。実務を離れた環境で体系的な知識を学び、基礎力を高める機会といえます。

OJTは実際の業務に取り組みながら行う育成方法のこと

OFF-JTとOJTとの違いとして、OJTは実際の業務に取り組みながら行う育成方法のことを指します。職場の上司や先輩社員が指導役となり、日常の実務を通して具体的な手順やノウハウを教える手法がOJTです。実戦形式であるため即効性が高く、個別の現場事情に即したスキルを身につけられる点が特徴といえるでしょう。一方で、指導者の力量によって教育の質に差が出やすい側面もあります。現場での実践を通じて、実務直結のスキルを体得する点がOJTの特徴です。

自己啓発は能力開発のために自分の意思で成長を目指すこと

OFF-JTと自己啓発との違いは、自己啓発は能力開発のために自分の意思で成長を目指す点にあります。会社主導で行われるOFF-JTやOJTとは異なり、社員個人が自らのキャリアや興味に基づいて学習テーマを選定し、就業時間外に取り組むケースが一般的です。書籍の購入やセミナー参加、資格取得などがあり、費用は個人負担となる場合が多いですが、企業が支援制度を設けているケースもあります。企業側が強制するものではなく、あくまで個人の自発性に委ねられている点が大きな違いといえるでしょう。

人材不足に対して人材の質を上げる必要がある

OFF-JTが必要とされる理由は、人材不足に対して人材の質を上げる必要があるためです。労働人口の減少により新規採用が難しくなる中、既存社員の生産性を高めることが重要です。限られた人数で成果を最大化するには、個々のスキルアップが欠かせません。体系的な教育によって社員の能力を底上げし、少数精鋭の組織を作る動きを加速させる必要があります。採用難の時代において、今いる社員のパフォーマンスを最大化するためにOFF-JTが求められています。

リモートワークの普及に合わせた指導が必要

OFF-JTが必要とされる理由には、リモートワークの普及に合わせた指導が必要な点もあげられます。対面でのコミュニケーションが減少した現代では、以前のように「先輩の背中を見て覚える」というOJTの手法が通用しづらくなりました。オンライン会議システムやeラーニングを活用したOFF-JTであれば、物理的な距離に関わらず均質な教育が可能です。デジタル環境下での育成手段として、研修のオンライン化は必須の課題といえるでしょう。働き方の変化に対応し、場所を選ばずに教育を行う手段としてOFF-JTが重宝されています。

OJTでは人材育成にばらつきがある

OFF-JTが必要とされる理由には、OJTでの人材育成にばらつきがある点があげられます。現場任せの教育では、指導担当者や部署ごとの業務量によって、新人が受けられる指導の質に大きな差が生じます。不平等を解消するには、全社員に統一されたカリキュラムの提供が必要です。統一された知識を共有することで、組織全体の共通言語が生まれる効果も期待できるでしょう。均一化されたカリキュラムによるOFF-JTは、組織全体のレベルを揃えるための重要な手段です。

専門的な指導で高度なスキルを習得できる

OFF-JTのメリットは、専門的な指導で高度なスキルを習得できる点にあります。外部講師や専門家を招くことで、社内にはない最新の技術トレンドや高度な理論を学べます。社内の人間だけでは気づけない視点や、業界のベストプラクティスを取り入れる機会になるでしょう。自社の常識にとらわれない知見を得ることで、イノベーションの一助になる可能性があります。社外の知見を取り入れ、組織の専門性を高められる点が大きな利点といえるでしょう。

学習と業務とのメリハリがつく

OFF-JTのメリットとして、学習と業務とのメリハリがつくことがあげられるでしょう。日常業務の合間に行う指導とは異なり、研修期間中は電話やメール対応などの通常業務から離れられます。社員は目の前の学習に集中できるため、知識の定着率が高まります。また、学習に集中することで、短期間での効率的なインプットが可能になるでしょう。業務による中断を排除し、集中してスキルアップに取り組める環境を作れる点がメリットです。

階層や職種に分けて実施できる

OFF-JTのメリットには、階層や職種に分けて実施できる点もあります。新入社員、中堅社員、管理職といった階層別や、営業職、技術職といった職種別にカリキュラムが設計可能です。それぞれの立場に必要な知識やマインドセットを提供できるため、効果的な育成が実現します。ターゲットを絞ることで、受講者同士の横のつながりも強化される効果が期待できるでしょう。対象者の属性に合わせた最適なプログラムを提供し、効率よく育成できる点がOFF-JTの強みといえます。

外部に依頼するためのコストがかかる

OFF-JTのデメリットに、外部に依頼するためのコストがあげられます。専門の講師を招いたり、外部の研修会場をレンタルしたりする場合、相応の費用が発生します。教材費やeラーニングシステムの利用料なども含めると、OJTと比較して金銭的な負担は大きくなります。予算が限られている企業は、費用対効果を慎重に見極める必要があるでしょう。実施にはまとまった予算が必要となり、金銭的な投資が求められる点はデメリットといえます。

業務外の時間負担が発生する

OFF-JTのデメリットとして、業務外の時間負担が発生する点も無視できません。受講時間は労働時間として扱われるため、企業側は給与を支払いながらも現場の生産活動を一時的に止めることになります。そのため、研修に参加している時間は、現場に残った他の社員への負担が増加する恐れがあります。業務への支障を最小限に抑えるためにも、現場のスケジュールや繁忙期を考慮した調整が不可欠です。現場の業務リソースが一時的に減少し、負担が生じる点が課題といえるでしょう。貴重な組織の稼働リソースを教育に充てるという経営的な判断が必要になるといえます。

育成対象者が受け身になりやすい

OFF-JTのデメリットとして、育成対象者が受け身になりやすい点があげられます。講義形式の研修では、ただ座って話を聞くだけになり、当事者意識が希薄になるケースがあります。学んだ内容を自分事として捉えなければ、現場に戻っても行動変容にはつながりません。グループワークを取り入れたり、事前の課題図書を与えるなど、参加意識を高める具体的な工夫が求められます。OFF-JTはインプットに終始し、主体的な学習姿勢を引き出しにくい側面があるといえます。

課題の整理

OFF-JTのやり方の第一歩として、課題の整理があります。現状の組織において何が不足しているのか、どのようなスキルがあれば業績が向上するのかを洗い出します。「なんとなく流行りの研修を入れる」のではなく、自社の弱点や目指すべき姿を言語化するプロセスが必要です。現場へのヒアリングや経営方針とのすり合わせを行い、解決すべきテーマを特定しましょう。研修を単なるイベントで終わらせず、組織の成長につなげるために自社が抱える現状の課題を、把握することがスタート地点です。

必要な人材やスキルの明確化

OFF-JTの導入プロセスにおいて、必要な人材やスキルの明確化は欠かせません。整理した課題に基づき、「誰に」「何を」習得させるべきかを決定します。たとえば「次世代リーダーにはマネジメント論を」「若手の営業には交渉術を」といった具合に、ターゲットとゴールを設定します。求めるレベルを具体的に定めることで、後のカリキュラム選定や効果測定がよりスムーズに進むでしょう。育成対象と習得すべき能力を明確にして、研修のゴールを決めるプロセスといえます。

適切な方法を選定する

OFF-JTは、適切な方法を選定することが求められます。設定したゴールに対して、集合研修が最適なのか、オンライン講座が良いのか、合宿形式が必要かなどを検討しましょう。社内講師で対応できる内容か、外部のプロに任せるべきかも判断が必要です。予算や期間、対象人数を考慮しながら、最も効果が見込める手段を組み合わせを考えましょう。現場の業務に支障をきたさないスケジュール調整も、担当者には求められます。コストや内容を総合的に判断し、目標達成に最適な研修スタイルを選ぶことがOFF-JTの鍵です。

OFF-JTでインプットしOJTでアウトプットする流れを作る

OFF-JTの効果を高めるポイントは、OFF-JTでインプットしOJTでアウトプットする流れを作ることにあります。研修で学んだ知識は、現場で実際に使ってみて初めて定着します。研修直後に実践の場を用意し、上司が「研修で習ったあの手法を試してみよう」など声をかけるサポートが有効です。知識を頭に入れるだけで終わらせず、実務での成功体験に結びつけるサイクルをつくりましょう。座学で得た知識を実務で試し、経験として定着させる連携が効果を向上させます。

自己啓発を促す仕組みを構築する

OFF-JTの効果を高めるポイントとして、自己啓発を促す仕組みを構築することがあげられます。会社が用意した研修だけでなく、社員が自ら学び続ける文化を作ることが理想的です。OFF-JTをきっかけに学習意欲が高まった社員に対し、書籍購入費の補助や資格取得手当などの支援制度を用意すると良いでしょう。学ぶこと自体が評価される人事制度を整えれば、組織全体の学習意欲はさらに向上します。社員の自発的な学習を支援する制度を整え、継続的な成長の後押しが重要となります。

OFF-JTを実施して効果的な研修を行おう

OFF-JTを実施して効果的な研修を行いましょう。OFF-JTは、現場任せになりがちなOJTの限界を補い、組織全体のスキルレベルを底上げするための手法です。コストや手間の懸念はありますが、適切な計画とフォローアップを行えば、それ以上のリターンが期待できる投資となります。社員の成長は企業の成長に直結するため、まずは自社の課題に合った小さな研修から始めてみましょう。未来を見越した投資としての計画的な教育制度が、企業の持続的な発展を実現させます。

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